আজকের আলোচনার বিযয় নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, নিয়ন্ত্রণ হলো সম্পাদিত কার্যফল পরিমাপ, কার্যাকার্যের বিচ্যুতি নিরূপণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের এক অবিরাম প্রক্রিয়া । কোনো প্রতিষ্ঠানে সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া বজায় থাকলে তা কার্যকরভাবে ব্যবস্থাপনায় ভূমিকা রাখতে সক্ষম । এরূপ প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করলে এর কতকগুলো ধাপ বা পদক্ষেপ লক্ষ করা যায় । নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার পদক্ষেপসমূহ কী হতে পারে এ সম্পর্কে বিভিন্ন ব্যবস্থাপনা বিশারদ তাদের মতামত লেখনীর মাধ্যমে তুলে ধরেছেন । তার কতিপয় নিম্নে তুলে ধরা হলো:
Table of Contents
নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পদক্ষেপ
পরিকল্পনা বা আদর্শমান যেমনি নিয়ন্ত্রণের ভিত্তি হিসেবে কাজ করে তেমনি কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পরবর্তী পরিকল্পনা কী হবে তার দিক-নির্দেশ করে । তাই নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠানে একটি ধারাবাহিক অবিরাম কর্মচক্রের রূপ নেয় । এ বিষয়টিকেই অইরিক ও কুঞ্জ নিম্নের রেখাচিত্রের সাহায্যে তুলে ধরেছেন :
উপরে বর্ণিত রেখাচিত্র, মতামত ও আলোচনা বিশ্লেষণ করলে একটি নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার যে সকল ধারাবাহিক পদক্ষেপ লক্ষ করা যায় তা নিম্নে আলোচনা করা হলো :
১. আদর্শ মান নির্ধারণ (Setting standards) :
নিয়ন্ত্রণ ফলপ্রদ করার লক্ষ্যে সর্বপ্রথম প্রত্যেক কাজের জন্য আদর্শ মান নির্ধারণ করা প্রয়োজন। আদর্শ মান বলতে একটি কাজ কতটুকু গুণ, মান, সংখ্যা বা সময়সাপেক্ষ হলে সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়েছে বলা হবে তা নির্ণয়কে বুঝায় । আদর্শ মান নির্ধারণ এক ধরনের পরিকল্পনা । নিয়ন্ত্রণের এ মান সংখ্যা, ওজন, দৈর্ঘ্য, ঘণ্টা, আর্থিক মূল্য, আর্থিক আয়-ব্যয় ইত্যাদির মাধ্যমে নির্ধারণ করা হয় । একটা উৎপাদন কেন্দ্রে সপ্তাহে ১০০ একক পণ্য উৎপাদিত হয় বা একজন শ্রমিক প্রতিদিন কমপক্ষে ১০ একক মাল উৎপাদন করবে। এরূপ পরিমাণ পূর্ব নির্ধারণকে আদর্শমান নির্ধারণ বলে । এভাবে পরিকল্পনাকেও আদর্শমান গণ্য করা যায় ।
২. কার্যের অগ্রগতি পরিমাপ (Measuring performance) :
কতটুকু কাজ প্রকৃতপক্ষে সম্পাদিত হয়েছে তা পরিমাপ করা নিয়ন্ত্রণের দ্বিতীয় ধাপ। এরূপ পরিমাপের ক্ষেত্রে আদর্শ মানের সাথে সঙ্গতি রেখে সময় বিবেচনায় প্রকৃত কার্যফল কী হয়েছে তা নির্ধারণ করা হয়। এরূপ পরিমাপে যদি কোনো ভুল থাকে তবে তা প্রকৃত বিচ্যুতি প্রকাশ করে না । এতে নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যই ব্যাহত হয়। তাই এক্ষেত্রে যথাযথ সতর্কতা অবলম্বন করা কর্তব্য । চূড়ান্ত পর্যায়ে সম্ভাব্য বৃহত্তর বিচ্যুতির সম্ভাবনা হ্রাস করা এর মূল লক্ষ্য। এ কারণে উর্ধ্বতন কর্তৃক কারখানা পরিদর্শন ও উৎপাদনের তথ্য গ্রহণ নিয়ন্ত্রণ কার্য বিবেচিত হয় ।
৩. আদর্শমানের সাথে সম্পাদিত কার্যের তুলনা (Comparison of actual performance with standard):
প্রকৃত কার্যফলের পরিমাপের পর এ পর্যায়ে এসে সংশ্লিষ্ট তত্ত্বাবধায়ক সংঘটিত কার্যের সঙ্গে নির্ধারিত মানের তুলনা করেন । এরূপ তুলনার ক্ষেত্রে সংখ্যাত্মক বিচ্যুতি নিরূপণের চেষ্টা করা হয় । ধরা যাক, কোনো উৎপাদন কেন্দ্রে সপ্তাহে ১০০ একক পণ্য উৎপাদিত হওয়ার কথা । প্রকৃত কার্যফল পরিমাপের পর দেখা গেলো উৎপাদন হয়েছে সপ্তাহে ৮০ একক। অতএব নেতিবাচক বিচ্যুতি ঘটেছে ২০ একক । যা নিম্নোক্ত সমীকরণের মাধ্যমে উপস্থাপন করা যায় ।
৪. বিচ্যুতির কারণ নির্ধারণ ও মূল্যায়ন (Detection and evaluation of deviations) :
আদর্শমানের সাথে তুলনা করার পর কোনো বিচ্যুতি পাওয়া গেলে উক্ত বিচ্যুতির কারণ নির্ধারণ করতে হয় । এরূপ বিচ্যুতি যদি খুব উল্লেখযোগ্য বা ধর্তব্য মানের না হয় তবে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের তেমন প্রয়োজন পড়ে না। তবে এরূপ বিচ্যুতি বেশি হলে সেক্ষেত্রে এর কারণ নির্ধারণ এবং তা মূল্যায়ন করে সেটা কতটুকু বাস্তব ছিল বা এটা এড়ানো সম্ভব ছিল কি না, এ জন্য কারো ব্যক্তিগত দায় রয়েছে কি না ইত্যাদি বিষয় নির্ণয় করা হয় । কারণ নিরূপণ ও তার মূল্যায়ন যতই বাস্তব হয় পরবর্তী পদক্ষেপ গ্রহণও ততই ফলদায়ক হয়ে থাকে ।
৫. সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Taking corrective measures ) :
বিচ্যুতির কারণ নির্ধারণ করার পর এ পর্যায়ে এসে সংশোধনমূলক পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হয় । এ লক্ষ্যে অবস্থা বিবেচনায় নিম্নোক্ত যেকোনো ধরনের ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়ে থাকে :
ক) নির্দেশনায় কোনো ত্রুটি থাকলে তা সংশোধন;
খ) অধীনস্থদের প্রশিক্ষণ বা মানোন্নয়ন;
গ) প্রণোদনার উন্নয়ন ও প্রয়োজনে দোষী ব্যক্তিদের শাস্তি প্রদান;
ঘ) উপায়-উপকরণাদির মানোন্নয়ন;
ঙ) বাজার সম্প্রসারণের জন্য কার্যব্যবস্থা গ্রহণ;
চ) পরিকল্পনার সংশোধন বা রদবদল ইত্যাদি ।
উপরোক্ত আলোচনা শেষে বলা যায়, নিয়ন্ত্রণ চূড়ান্ত সংশোধনের এমন একটি প্রক্রিয়া যা ধারাবাহিক, সুশৃঙ্খল ও বিজ্ঞানসম্মত কয়েকটি মৌলিক পদক্ষেপে বিভক্ত; যার প্রতিটি পদক্ষেপের ফলপ্রদতা অন্যান্য পদক্ষেপের যথাযথ বাস্তবায়নে ভূমিকা রাখে ।