সংগঠনের ওপর ব্যবস্থাপনা পরিসরের প্রভাব

সংগঠনের ওপর ব্যবস্থাপনা পরিসরের প্রভাব নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” ব্যবস্থাপনা পরিসর ও বিভাগীয়করণ” বিষয়ক পাঠের অংশ। একটি প্রতিষ্ঠানের সংগঠন কাঠামোতে ব্যবস্থাপনা পরিসর কী হওয়া উচিত এ বিষয়ে চিন্তা-গবেষণা ও বিতর্ক চলছে অনেকদিন ধরেই। ব্যবস্থাপনা পরিসর কী রাখা হলে প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বাড়বে এ নিয়ে ভাবনার শেষ নেই । প্রতিষ্ঠানের দক্ষতা বলতে মূলত ন্যূনতম শ্রম ও অর্থ ব্যয়ে উদ্দেশ্যার্জনের সামর্থ্যকে বুঝায় । ব্যয়ের অনুপাতে যদি আয় বাড়ে তবে প্রতিষ্ঠানটি দক্ষতার সঙ্গে পরিচালিত হচ্ছে বলা যায়। এই দক্ষতা অর্জনে তত্ত্বাবধান পরিসরের প্রত্যক্ষ প্রভাব লক্ষণীয়।

প্রতিষ্ঠানের উপরি পর্যায়ের সকল আয়োজনের সফলতা মূলত মাঠ পর্যায়ের কর্মীদের কার্য ফলাফলের ওপর নির্ভরশীল । উৎপাদন বিভাগের সফলতা নির্ভর করে কতটা কম ব্যয়ে মানসম্মত বেশি পরিমাণে পণ্য উৎপাদন করা সম্ভব হচ্ছে তার ওপর। বিক্রয় বিভাগের সফলতা মাঠ পর্যায়ের বিক্রয় কর্মীদের কার্যদক্ষতার ওপর নির্ভরশীল ।

সংগঠনের ওপর ব্যবস্থাপনা পরিসরের প্রভাব

উৎপাদন করে সরাসরি শ্রমিক-কর্মীরা। তারা যদি সঠিকভাবে মনোযোগ সহকারে উৎপাদন করে তবেই এ বিভাগের সফলতা আসতে পারে। তবে এক্ষেত্রে যে সকল নির্বাহীগণ সরাসরি শ্রমিক-কর্মীদেরকে পরিচালনা করেন তাদের ভূমিকাও খুবই গুরুত্বপূর্ণ । শ্রমিক-কর্মীদের যদি তত্ত্বাবধান করা না হয় তবে তাদের পক্ষে সুষ্ঠুভাবে উৎপাদন কার্য পরিচালনা সম্ভব নয়। তাদের মধ্যে ফাঁকি দেওয়ার প্রবণতা সৃষ্টি হওয়াও খুবই স্বাভাবিক । একই অবস্থা, সংগঠন কাঠামোর বিভিন্ন পর্যায়েই সৃষ্টি হয়ে থাকে । তাই ওপর থেকে নিচ পর্যায় পর্যন্ত কোনো স্তরের নির্বাহীদের তত্ত্বাবধান পরিসর কী হবে তা বিশেষভাবে নির্ধারণের প্রয়োজন পড়ে ।

ব্যবস্থাপনা পরিসর যদি বড় হয় তবে এর যেমনি কিছু সুবিধা রয়েছে তেমনি এর সীমাবদ্ধতাও যথেষ্ট। তত্ত্বাবধান পরিসর বেশি বড় হলে অধস্তনদের কাজ সঠিকভাবে তত্ত্বাবধান করা নির্বাহীদের পক্ষে সম্ভব হয় না । এতে অধস্তনরা যথাসময়ে সঠিক দিক-নির্দেশনা লাভে বঞ্চিত হয়। এ ছাড়া কার্যকর তত্ত্বাবধানের অভাবে অধস্তনদের মনোবলের ওপর বিরূপ প্রতিক্রিয়া পড়ে। ফলে প্রতিষ্ঠানে নানান ধরনের জটিলতার সৃষ্টি হয়।

প্রতিষ্ঠানের সার্বিক দক্ষতা হ্রাস পায়। নির্বাহী কর্মভারগ্রস্ত হয়ে পড়লে তাদের উদ্যমেও নেতিবাচক প্রভাব পড়ে ফলে প্রতিষ্ঠান ক্ষতিগ্রস্ত হয় । Stoner ও অন্যরা এ সম্পর্কে বলেছেন, “Too wide a span may mean that managers are over extended and employees are receiving too little guidance or control. When these happen, managers may be pressured to ignore or condone serious errors, and employees efforts can be stymied too. “

অর্থাৎ অত্যধিক বিস্তৃত পরিসর মানেই ব্যবস্থাপকের কর্ম বিস্তৃতি এবং কর্মীর অত্যধিক কর্ম নির্দেশনা প্রায় নিয়ন্ত্রণ অত্যন্ত শিথিল হয় । এরূপ পরিস্থিতিতে ব্যবস্থাপকরা কর্মীদের মারাত্মক ভুল উপেক্ষা করে যাওয়ার জন্য চাপের মধ্যে পড়ে এবং কর্মীদের কার্যফলকে উপেক্ষা করে ।

ব্যবস্থাপনা পরিসর ছোট হলেও সমস্যা দেখা দেয় । এতে প্রতিষ্ঠানে নির্বাহীর জন্য প্রয়োজনীয় সুযোগ-সুবিধা নিশ্চিত করতে গিয়ে প্রতিষ্ঠানের ব্যয়ের পরিমাণ বেড়ে যায়। ব্যবস্থাপনা পর্যায় ও বিভাগের সংখ্যা বৃদ্ধি পেলে যোগাযোগ, সমন্বয় ও নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রেও সমস্যা দেখা দেয়।

এ প্রসঙ্গে Stoner ও অন্যদের মত হলে, “Too narrow a span, is inefficient because managers are under utilized. It creates tall hierarchies with many levels between the highest and lowest managers. In these organizations, a long chain of command slows decision making in a repidly changing environment. ” অর্থাৎ অত্যধিক সংকীর্ণ পরিসর বস্তুত অদক্ষ, কেননা এক্ষেত্রে ব্যবস্থাপকরা অপরিপূর্ণভাবে ব্যবহৃত হয়। এতে উচ্চ স্তর থেকে নিম্নস্তর পর্যন্ত বহুস্তর বিশিষ্ট দীর্ঘ কর্তৃত্বের স্তর সৃষ্টি হয়। এ ধরনের সংগঠনে দীর্ঘ কর্তৃত্বের শৃঙ্খল প্রতিষ্ঠিত হয় বিধায় পরিবর্তিত পরিস্থিতিতে সিদ্ধান্ত গ্রহণ বিলম্বিত হয় ।

উপরোক্ত আলোচনা হতে প্রতীয়মান হয় যে, বিভিন্ন পর্যায়ে কর্মরত নির্বাহীদের ব্যবস্থাপনা পরিসর এমন হওয়া উচিত যাতে প্রতিষ্ঠানের সকল পর্যায়ে কার্যকর তত্ত্বাবধান, দ্রুত যোগাযোগ ও সমন্বয়ের মাধ্যমে কম ব্যয়ে সর্বোচ্চ ফলাফল অর্জন সম্ভব হয় । আর এটা করা না গেলে যতো ভালো পরিকল্পনাই নেয়া হোক না কেন সঠিক নির্দেশনা ও তত্ত্বাবধানের অভাবে তা অকার্যকর হতে বাধ্য । তাই যেকোনো প্রতিষ্ঠানেই তদারকী পরিসরের প্রভাব অনস্বীকার্য ।