স্থায়ী পরিকল্পনার প্রকারভেদ

স্থায়ী পরিকল্পনার প্রকারভেদ নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” পরিকল্পনা” বিষয়ক পাঠের অংশ। স্থায়ী পরিকল্পনা বলতে সেই পরিকল্পনাকে বুঝায় যা একটি প্রতিষ্ঠানে একবারের জন্য ব্যবহৃত না হয়ে পুনঃ পুনঃ ব্যবহৃত হয় । বড় ছোট সকল প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন ধরনের স্থায়ী পরিকল্পনার ব্যাপক ব্যবহার লক্ষ্য করা যায়। এরূপ পরিকল্পনার বিভিন্ন ধরন নিম্নে আলোচনা করা হলো:

স্থায়ী পরিকল্পনার প্রকারভেদ

১. নীতি (Policy) :

সমরূপ একই ধরনের সমস্যার ক্ষেত্রে সিদ্ধান্ত গ্রহণের সাধারণ নির্দেশনাকে নীতি বলে । এটাকে কোনো কাজ সম্পাদনের সাধারণ নির্দেশক (Guideline) ও বলা হয়। প্রতিষ্ঠানের কোনো পর্যায়ে পদোন্নয়নের ভিত্তি কী হবে তা ঠিক করা হলে পদোন্নয়নের কাজে এই সিদ্ধান্ত সাধারণ দিক নির্দেশনা হিসেবে ব্যবহৃত হয় ।

বাকিতে দ্রব্য বিক্রয় করা হবে না—এটিও বিক্রয়ের ক্ষেত্রে একটা সাধারণ নির্দেশনা । Bartol ও Martin এর প্রকৃতি সম্পর্কে বলেন, “Policies do not normally dictate exactly what actions should be taken. Rather they provide general boundaries for action. “82 অর্থাৎ কী ধরনের কার্যক্রম গ্রহণ করা উচিত নীতি তা সাধারণত বলে না বরং নীতি কাজের সাধারণ সীমারেখা নির্দেশ করে । পদোন্নতি কখন দিতে হবে, কাকে দিতে হবে নীতি তা বলে না। কিন্তু পদোন্নতি দিতে গেলে যে সিদ্ধান্ত নিতে হবে সেখানে এটি সাধারণ নির্দেশনা বা সীমারেখার নির্দেশ করে ।

২. পন্থা বা প্রণালী (Procedures) :

কোনো কার্য সম্পাদনের জন্য ধারাবাহিক কর্ম প্রক্রিয়াকে পন্থা বা প্রণালী বলে । বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে এমন অনেক কাজ থাকে যা একটি আরেকটির সঙ্গে প্রত্যক্ষভাবে সম্পর্কযুক্ত । এরূপ সম্পর্কযুক্ত ধারাবাহিক (Chronological) কাজ বা পদক্ষেপের মধ্য দিয়েই সম্পূর্ণ কাজ সম্পাদিত হয় ।

প্রতিষ্ঠানে কর্মী নির্বাচনের জন্য আবেদনপত্র সংগ্রহ থেকে শুরু করে চূড়ান্ত নিয়োগ পর্যন্ত একাধিক ধারাবাহিক কার্য সম্পাদন করতে হয় । এরূপ কাজ বা পদক্ষেপসমূহ পূর্ব হতেই নির্দিষ্ট থাকে । তাই একে কর্মী নিয়োগ পন্থা বা প্রণালী (Appointment procedure) বলা যায়।

Weinrich ও Koontz বলেছেন, “Procedures are plans that establish a required method of handling future activities. They are chronological sequences of required actions.” .”83 অর্থাৎ পন্থা বা প্রণালী হলো সেই সকল পরিকল্পনা যা ভবিষ্যৎ কার্যক্রম পরিচালনার প্রয়োজনীয় পদ্ধতি নির্ধারণ করে। আর এরূপ পদ্ধতি হলো প্রয়োজনীয় কার্য সম্পাদনের ধারাবাহিক অনুক্রম (একাধিক পদ্ধতি বিশেষ) ।

৩. পদ্ধতি (Method) :

পন্থা বা প্রণালীর অধীনে ধারাবাহিকভাবে সাজানো প্রত্যেকটি কাজ বা পদক্ষেপ কীভাবে সম্পাদন করা হবে সেটাও পূর্ব হতে ঠিক করা হয়। এরূপ কাজ সম্পাদনের উপায়কে পদ্ধতি বলে । Terry & Franklin, “A method deals with a task comprising one step of a procedure and specifies how this one step is to be performed. ” অর্থাৎ পন্থা বা প্রণালীর অধীনে একটি পদক্ষেপের সঙ্গে সম্পৃক্ত কাজ নিয়ে পদ্ধতি আলোচনা করে এবং কীভাবে এই একটা পদক্ষেপ সুষ্ঠুভাবে সম্পাদিত হবে তা নির্দিষ্ট করে ।

একটি প্রতিষ্ঠানে কর্মী নিয়োগের ক্ষেত্রে যে পন্থার উল্লেখ আছে তাতে লিখিত পরীক্ষা গ্রহণ একটি অন্যতম পদক্ষেপ বা কাজ । এখন এই লিখিত পরীক্ষা কীভাবে নেয়া হবে এর সঙ্গে সম্পৃক্ত কাজ বা বিষয়গুলো পদ্ধতি হিসেবে গণ্য ।

৪. নিয়ম (Rules) :

কীভাবে কোন কাজ প্রতিষ্ঠানে সম্পাদিত হবে বা কোন্ কাজ করা যাবে না এ সম্পর্কে প্রতিষ্ঠানে নিয়ম-বিধি নির্দিষ্ট থাকে । এগুলোও এক ধরনের স্থায়ী পরিকল্পনা। একবার নির্দিষ্ট হওয়ার পর তা প্রতিষ্ঠানে দীর্ঘদিন ধরে চলতে থাকে । Bartol ও Martin বলেছেন, “Rule is a statement that spells out specific actions to be taken or not taken in a given situations. ” অর্থাৎ একটা বিশেষ অবস্থায় কী নির্দিষ্ট কাজ করা যাবে বা যাবে না নিয়ম হলো তারই একটি বিবৃতি । নীতির সঙ্গে এর পার্থক্য হলো নীতি কোনো বিষয়ে সাধারণ নির্দেশনা দেয়। সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রে তা নির্বাহীকে চালনা (Guide) করে ।

নির্দিষ্ট সীমার আওতায় নির্বাহীর নিজস্ব কর্তৃত্ব প্রয়োগের সুযোগ থাকে। কিন্তু নিয়মের বেলায় এর সুযোগ নেই। নিয়ম সোজাসুজি কী করা যাবে এবং কী করা যাবে না তাই নির্দেশ করে । প্রতিষ্ঠানের কোনো একটি ইউনিটে ‘ধূমপান নিষেধ’ বলা আছে । এটা নিয়ম । কোনো বিশেষ বিভাগের কাজে বিশেষ পোশাক পরতে হবে-এটা নিয়ম ।