পরিকল্পনার গুরুত্ব

পরিকল্পনার গুরুত্ব এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” পরিকল্পনা” বিষয়ক পাঠের অংশ। পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনার প্রথম ও গুরুত্বপূর্ণ কাজ। যা ব্যবস্থাপনাকে সমগ্র কার্য পরিচালনা ও বাস্তবায়নের ভিত্তি প্রদান করে । এটি ব্যবস্থাপনাকে অনিশ্চয়তার মধ্যেও নিশ্চয়তার আশ্বাস প্রদান করে আশান্বিত ও কর্মক্ষম করে তোলে । তাই পরিকল্পনা ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠান পরিচালনার কথা বর্তমানকালে চিন্তাও করা যায় না । নিম্নে পরিকল্পনার গুরুত্ব সংক্ষেপে আলোচনা করা হলো :

পরিকল্পনার গুরুত্ব

১. প্রাতিষ্ঠানিক উদ্দেশ্য অর্জন (Accomplishment of organisational objectives) :

পরিকল্পনার প্রধান কাজ হলো কার্যক্ষেত্রে বিশৃঙ্খলা দূর এবং ঝুঁকি ও অনিশ্চয়তা হ্রাসপূর্বক সহজতম পন্থায় ব্যবসায়ের উদ্দেশ্য অর্জনে সহায়তা করা । পূর্ব পরিকল্পনা থাকায় নির্বাহী ও তত্ত্বাবধায়কগণ এর আলোকে সহজেই করণীয় নির্ধারণ ও কর্মসূচি গ্রহণ করতে পারে । তাই কার্যকর পরিকল্পনা উদ্দেশ্য অর্জনের ক্ষেত্রে একটি প্রথম ও প্রধান কার্য ব্যবস্থা ।

২. ব্যবসায়ের উন্নয়ন ও সম্প্রসারণ (Business development and growth) : পরিকল্পনা 

প্রণয়নের সময় প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরের ও বাইরের যে সকল সমস্যা ভবিষ্যতে মোকাবিলা করতে হতে পারে তা সতর্কতার সঙ্গে বিশ্লেষণ করে তদনুযায়ী পরিকল্পনা গ্রহণ করা হয়। যা প্রতিযোগিতামূলক বাজারে ব্যবসায়ের ঝুঁকি হ্রাস ও অনিশ্চয়তা দূর করে এর কার্যকলাপ সম্প্রসারণ ও উন্নয়ন সহজতর করে ।

৩. ব্যয় ও অপচয় হ্রাস (Minimization of cost and wastage) :

আগে থেকে চিন্তা-ভাবনা করে কাজ শুরু করা হলে সেক্ষেত্রে বাহুল্য ব্যয় অনেকাংশে হ্রাস পায়। এ ছাড়া প্রতিষ্ঠানের সকল পর্যায়ে যদি বাজেট থাকে এবং বাজেটের ভিত্তিতে কার্যক্রম পরিচালিত হয় তবে মিতব্যয়িতা অর্জন সহজ হয়। এ ছাড়া জনশক্তি ও অন্যান্য উপকরণের অপচয় হ্রাস করতেও পরিকল্পনা সাহায্য করে ।

৪. উপকরণাদির কার্যকর ব্যবহার (Effective utilization of resources) :

যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সফলতা অর্জনে এতে নিয়োজিত মানবীয় ও বস্তুগত উপকরণাদির কার্যকর ব্যবহার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ । আর এরূপ ব্যবহারের ক্ষেত্রে আদর্শ পরিকল্পনা অত্যন্ত কার্যকর ভূমিকা রাখে। Trewatha ও Newport তাই বলেছেন, “Planning allows managers to effectively bring together resources in accomplishing objectives. ” অর্থাৎ পরিকল্পনা একজন ব্যবস্থাপককে সম্পদ রাজির কার্যকর ব্যবহার করে উদ্দেশ্য অর্জনকে সম্ভব করে তোলে 

৫. দক্ষতা অর্জন (Achieving efficiency) :

অপরিকল্পিত ও বিশৃঙ্খল কাজের মাধ্যমে শুধু সমস্যাই বৃদ্ধি পায়; লক্ষ্যার্জন কখনই সম্ভব হয় না । সুষ্ঠু পরিকল্পনার মধ্য দিয়ে কাজ করা হলে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত প্রত্যেকটি উপায়-উপকরণের কার্যকর ব্যবহার নিশ্চিত করা যায় । এর ফলশ্রুতিতে প্রত্যেকটি উপায়-উপকরণের কার্যদক্ষতা বাড়ে । আর দক্ষতার উন্নয়ন প্রাতিষ্ঠানিক উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি ও লক্ষ্যার্জন নিশ্চিত করতে পারে । 

৬. সঠিক কার্যধারা অনুসরণ (Following proper course of action) :

পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠানের ভবিষ্যৎ কার্যক্রমের একটি সুস্পষ্ট রূপরেখা প্রদান করে । প্রতিষ্ঠানের উপর থেকে নিচ পর্যন্ত প্রতিটি ব্যক্তি, বিভাগ ও উপ- বিভাগ পরিকল্পনার অধীনে কাজ করায় প্রত্যেকে তাদের করণীয় সম্পর্কে আগাম জানতে পারে । এতে মানসিক প্রস্তুতি সহকারে কার্য সম্পাদন সম্ভব হয় ।

৭. ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজ বাস্তবায়ন (Implementation of other managerial functions) :

পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনার সমুদয় কাজের ভিত্তিস্বরূপ । পরিকল্পনা ছাড়া ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজ; যেমন-সংগঠন, কর্মীসংস্থান, নির্দেশনা, প্রেষণা, সমন্বয়, নিয়ন্ত্রণ ইত্যাদি কার্য সঠিকভাবে সম্পাদন করা যায় না । তাই পরিকল্পনা ব্যবস্থাপনার অন্যান্য কাজের সঠিক বাস্তবায়নে দিকনির্দেশনা প্রদান করে ।

৮. ভবিষ্যৎ দর্শন (Future watch ) :

পরিকল্পনা, ব্যবস্থাপকসহ সকল পক্ষকে ভবিষ্যৎ দর্শনে সহায়তা করে। এর সাহায্যে ভবিষ্যৎ কর্মসূচি এক পলকে সহজে অনুধাবন করা যায় । তাই H. Koontz & O. Donnell পরিকল্পনাকে “Looking glass”-এর সঙ্গে তুলনা করেছেন। পরিকল্পনা থাকে বলেই প্রতিষ্ঠানে নির্বাহী বদল হলেও কার্যক্ষেত্রে কোনো সমস্যা দেখা দেয় না ।

৯. সমস্যা সমাধান (Solution of problem) :

সংগঠনের প্রতিটি স্তরে উদ্ঘাটিত সমস্যা সুচিন্তিত  পরিকল্পনার আওতায় নির্ভুলভাবে ও দ্রুততার সঙ্গে সমাধান করা যায় । অনেক সময় ভবিষ্যৎ সমস্যার বিষয় চিন্তা করে আগাম কর্মব্যবস্থা গ্রহণ করা হয় । এ ছাড়া পরিকল্পনা না থাকলে সমস্যা সমাধানে বিলম্ব হয় বা সমস্যা সমাধান আদৌ সম্ভব নাও হতে পারে ।

পরিশেষে বলা যায়, পরিকল্পনা ছাড়া যেকোনো প্রতিষ্ঠানের সুষ্ঠু পরিচালনা কখনই সম্ভব নয়। যদিও কোনো কোনো সমালোচক মনে করেন পরিকল্পনা তৈরিতে অযথা কালক্ষেপণ না করে কার্যক্ষেত্রে সেই সময় ব্যয় অধিক ফলদায়ক। কিন্তু এর সঙ্গে একমত হওয়ার কোনোই সুযোগ নেই । পরিকল্পনা প্রণয়নে অহেতুক সময় ব্যয় ক্ষতিকর তবে কাজের গুরুত্ব ও প্রয়োজন বিবেচনা করে পরিকল্পনা প্রণয়নে যতটুকু সতর্কতা অবলম্বন ও সময় ব্যয় করা প্রয়োজন তা অবশ্যই করতে হবে।

এ সম্পর্কেই Dennison বলেছেন, “Almost all work must be planned so that it can be done, even if this means planning it informally just a few minutes before the work begans. ” অর্থাৎ পারতপক্ষে সকল কাজই পরিকল্পনামাফিক করা উচিত-যদি তা এমনও হয় যে, কাজ শুরুর মাত্র কয়েক মিনিট পূর্বে অনানুষ্ঠানিকভাবে হলেও চিন্তা করে কাজটা কীভাবে করা যাবে তা নির্ধারণ করা হয়।