পদস্থ বা সহযোগী কর্মীর প্রকারভেদ

আজকের আলোচনার বিযয় পদস্থ বা সহযোগী কর্মীর প্রকারভেদ – যা কর্তৃত্বাপণ ও বিকেন্দ্রীকরণ এর অর্ন্তভুক্ত, পদস্থ কর্মী বলতে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত সরলরৈখিক কর্তৃত্বের সহযোগী বিভিন্ন ধরনের কর্মীদেরকে বুঝায় । আজকাল বড় ধরনের প্রতিষ্ঠানসমূহে রৈখিক নির্বাহীদের সহযোগিতার জন্য নানান ধরনের পদস্থ কর্মীর ব্যবহার লক্ষ করা যায়। নিম্নের রেখাচিত্রের সাহায্যে তা তুলে ধরা হলো :

পদস্থ বা সহযোগী কর্মীর প্রকারভেদ

(ক) বিশেষজ্ঞ স্টাফ (Specialized staff):

রৈখিক নির্বাহীর বিশেষ প্রয়োজনে বিশেষজ্ঞ জ্ঞান ও যোগ্যতাসম্পন্ন যে সকল পদস্থ কর্মী প্রতিষ্ঠানে নিয়োগ করা হয় তাকে বিশেষজ্ঞ স্টাফ বলে। এ ধরনের পদস্থ কর্মী সাধারণত বিশেষ জ্ঞানসম্পন্ন হয়। ফলে বিশেষ বিষয়ে এরা রৈখিক নির্বাহীকে উপদেশ বা সেবা প্রদান করতে পারে। এদের কাজ বেশির ভাগ ক্ষেত্রেই হয় চিন্তনীয় (Thinking)।

Trewatha 3 Newport 4, “When a manager has neither the knowledge nor the technical ability to handle a specific problem, expert assistance may be provided by a specialized staff member.” 10 অর্থাৎ যখন একজন ব্যবস্থাপকের কোনো বিশেষ বিষয় সঠিকভাবে পরিচালনার মতো পর্যাপ্ত জ্ঞান ও কারিগরি সামর্থ্যের অভাব থাকে সেখানে বিশেষজ্ঞ স্টাফ দক্ষতার সঙ্গে সহায়তা প্রদান করতে পারে। বিশেষজ্ঞ স্টাফকে যে সকল ভাগে ভাগ করা যায় তা নিম্নরূপ :

১. উপদেষ্টা স্টাফ (Advisory staff) :

কোনো বিশেষ বিষয়ে উপদেশ বা পরামর্শ দেয়ার জন্য যে স্টাফ নিয়োগ করা হয় তাকেই উপদেষ্টা স্টাফ বলে। Terry ও Franklin-এর মতে, “Advisory staff provides specialized counseling to line managers. He studies problems, offers suggestions, and prepares plans for the use and help of the line manager.” ”  অর্থাৎ উপদেষ্টা স্টাফগণ রৈখিক ব্যবস্থাপকদের বিশেষজ্ঞ পরামর্শ দেন। তারা সমস্যার বিশ্লেষণ, সমস্যা সমাধানের সুপারিশ প্রণয়ন এবং লাইন ব্যবস্থাপকদের ব্যবহারোপযোগী পরিকল্পনা প্রণয়ন করেন।

উপদেষ্টা স্টাফ সাধারণত প্রতিষ্ঠানের উচ্চ পর্যায়ের নির্বাহীদের সঙ্গে কাজ করে। ফলে স্বাভাবিকভাবেই এরা বিশেষজ্ঞ জ্ঞান ও অভিজ্ঞতার অধিকারী হয়ে থাকে। প্রতিষ্ঠানের আইন উপদেষ্টা, নীতি-নির্ধারণী উপদেষ্টা, পরিকল্পনা উপদেষ্টা ইত্যাদি এরূপ স্টাফের উদাহরণ ।

২. সেবাদানকারী স্টাফ (Service staff) :

যে সকল স্টাফ শুধুমাত্র উপদেশ নয়, রৈখিক নির্বাহীদের প্রয়োজন মোতাবেক বিশেষজ্ঞ কাজে সম্পৃক্ত হয়ে সেবা প্রদান করে তাদেরকে সেবাদানকারী স্টাফ বলে। উৎপাদন ব্যবস্থাপককে রৈখিক নির্বাহী ধরা হলে তার বিভাগের জন্য প্রয়োজনীয় কাঁচামাল সংগ্রহে তাকে সহযোগিতা করার জন্য একজন ক্রয় কর্মকর্তা নিয়োগ করা হলো। যার কাজ হলো বিভিন্ন উৎস হতে কাঁচামালের নমুনা সংগ্রহ এবং মূল্য ও শর্তাদি জেনে তা উৎপাদন ব্যবস্থাপকের কাছে নিজস্ব মতামত ও পরামর্শসহকারে উপস্থাপন করা। উৎপাদন ব্যবস্থাপক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করলে তা বাস্তবায়নেও এরূপ স্টাফ ভূমিকা রাখে ।

৩.নিয়ন্ত্রণ স্টাফ (Control staff) :

কাজের ওপর কার্যকর নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখার স্বার্থে যথাযথ তত্ত্বাবধান ও নিয়ন্ত্রণ কার্যে সহায়তার জন্য প্রতিষ্ঠানে পদস্থ কর্মী নিয়োগ করা হলে তাকে নিয়ন্ত্রণ স্টাফ বলে। এ সম্পর্কে Terry ও Franklin বলেন, “Certain units have managers with staff authority who directly or indirectly excercise control over other units in an organization stucture. Such managers are designated control staff authority manager. ” 

অর্থাৎ কোনো কোনো ইউনিটের ‘ব্যবস্থাপকগণের স্টাফমূলক কর্তৃত্ব থাকে যার দরুন তারা প্রত্যক্ষ বা পরোক্ষভাবে সংগঠন কাঠামোর অন্যান্য ইউনিটের ওপর নিয়ন্ত্রণ আরোপ করতে পারে । মান নিয়ন্ত্রণ কর্মকর্তা (Quality control officer), পরিদর্শক (Inspector), নিরীক্ষা কর্মকর্তা (Audit officer) ইত্যাদি এরূপ স্টাফের উদাহরণ ।

৪. কার্যভিত্তিক স্টাফ (Functional staff) :

প্রতিষ্ঠানের কোনো বিশেষজ্ঞ স্টাফ বা স্টাফ ইউনিটকে যদি কোনো নির্দিষ্ট বিষয়ে কার্য সম্পাদনের দায়িত্ব প্রদান ও প্রয়োজনে এজন্য নির্দেশ জারির রৈখিক কর্তৃত্ব অর্পণ করা হয় তবে ঐ স্টাফকে কার্যভিত্তিক স্টাফ বলে । কার্যভিত্তিক কর্তৃত্ব সম্পর্কে Stoner ও অন্যরা বলেন, “Functional authority means the authority of members of staff departments to control the activities of other departments as they relate to specific staff responsibilities.” অর্থাৎ কার্যভিত্তিক কর্তৃত্ব হলো স্টাফ বিভাগের নির্বাহী কর্তৃত্ব যারা দ্বারা অন্যান্য বিভাগের কার্যক্রমের ওপর নিয়ন্ত্রণ আরোপ করা যায় এবং এ ধরনের নিয়ন্ত্রণ ক্ষমতা তাদের সুস্পষ্ট স্টাফ দায়িত্ব থেকে উৎসারিত হয় ।

কার্যভিত্তিক স্টাফের কর্তৃত্বের সীমা কী হবে তা খুবই সতর্কতার সঙ্গে নির্দিষ্ট করে দেয়া আবশ্যক। অন্যথায় তা দ্বৈত অধীনতা ও কার্যক্ষেত্রে জটিলতার সৃষ্টি করতে পারে। একটা উৎপাদনধর্মী প্রতিষ্ঠানে এরূপ কর্তৃত্বের বিষয়টি নিম্নের রেখাচিত্রের সাহায্যে তুলে ধরা হলো :

(খ) ব্যক্তিগত স্টাফ (Personal staff) : 

ব্যক্তিগত স্টাফ হলো সেই সকল কর্মী যারা শুধুমাত্র কোনো একজন নির্দিষ্ট নির্বাহীকেই তার কাজে উপদেশ, পরামর্শ, সেবা বা সহযোগিতা প্রদান করে । সাধারণত পার্শ্বাভিমুখী কর্তৃত্ব হস্তান্তরের দ্বারা এরূপ স্টাফ কর্মী পদের সৃষ্টি হয়ে থাকে । বিশেষজ্ঞ পদস্থ কর্মীগণ সাধারণভাবে প্রতিষ্ঠানকে সেবা প্রদান করেন কিন্তু এরূপ স্টাফ

তা না করে কোনো নির্দিষ্ট ব্যক্তিকেই সেবা প্রদান করেন। Bartol ও Martin বলেন, “Personal staff means any individuals who provide assistance to a particular position as required.’ 14 সরলরৈখিক নির্বাহীগণের জন্যই নয় কোনো স্টাফ নির্বাহীর প্রয়োজনেও এরূপ স্টাফ নিয়োগ করা যেতে পারে । প্রকৃতি বিচারে এরূপ স্টাফ নিম্নোক্ত ধরনের হতে পারে :

১. ব্যবস্থাপকের ‘সহকারী’ (The ‘assistant to’ manager) :

ব্যবস্থাপকের সহকারী হলো সেই সকল ব্যক্তি যারা কোনো ঊর্ধ্বতন রৈখিক নির্বাহী বা পদস্থ কর্মীকে তার কাজে প্রয়োজনীয় সাহায্য প্রদান করে । এরা ঊর্ধ্বতনের পক্ষে চিঠিপত্রের বা বিভিন্ন বিষয়ের ওপর প্রদত্ত নোটের খসড়া তৈরি করে, ফাইল ও রেকর্ডপত্র সংরক্ষণ করে এবং অন্যান্য অফিস সংক্রান্ত ব্যক্তিগত কার্যাদি সম্পাদন করে থাকে। বিশেষ সহকারী (Special assistant), নির্বাহী সহকারী (Executive assistant), প্রশাসন সহকারী (Administrative assistant) ব্যক্তিগত সহকর্মী P. A. (Private assistant) ইত্যাদি নামে প্রতিষ্ঠানে এদেরকে পরিচিত হতে দেখা যায় ।

২. সহকারী ব্যবস্থাপক (The assistant manager) :

সহকারী ব্যবস্থাপক কোনো ঊর্ধ্বতন নির্বাহীর রৈখিক অধস্তন। সহকারী ব্যবস্থাপক প্রাতিষ্ঠানিক নিয়মে কর্তৃত্ব প্রাপ্ত না হলেও সে যেই নির্বাহীর সহকারী হিসেবে কাজ করে তার কাছ থেকে কর্তৃত্ব প্রাপ্ত হয়ে তার পক্ষে ব্যবস্থাপকীয় দায়িত্ব পালন করে এবং তার কাজের জন্য সে ঐ ঊর্ধ্বতনের কাছে দায়বদ্ধ হয়। এরূপ ব্যবস্থাপকের কার্য সম্পর্কে Terry Franklin, “The assistant manager does just what the title implies-assists the superior in fulfilling duties, directly supervises the subordinates in certain activities and acts for the superior in his absence.

“অর্থাৎ সহকারী ব্যবস্থাপক তাই করেন যা তার পদবি শিরোনাম থেকে বুঝা যায় অর্থাৎ তার কাজ হলো কার্য সম্পাদনে উর্ধ্বতনদের সহায়তা করা, কোনো কোনো কাজে অধস্তনদের সরাসরি তত্ত্বাবধান করা এবং ঊর্ধ্বতনের অনুপস্থিতিতে তার হয়ে কাজ করা । সহকারী ব্যবস্থাপককে ব্যবস্থাপকের বিকল্প হিসেবে গণ্য করা হয়। ব্যবস্থাপক ছুটিতে থাকলে বা বাইরে থাকলে তিনি ভারপ্রাপ্ত ব্যবস্থাপক হিসেবে কার্য সম্পাদন করেন। 

(গ) সাধারণ পদস্থ কর্মী বা স্টাফ (The general staff) :

সেনাবাহিনীতে সাধারণ স্টাফ ধারণাটি বহুলভাবে প্রচলিত। সাধারণ স্টাফ বলতে একাধিক পদস্থ কর্মীর সম্মিলিত দলকে বুঝায়। সামরিক বাহিনীতে একটি কমান্ডিং কর্মকর্তার অধীনে সামরিক গোয়েন্দা বিভাগ, পার্সোনেল বিভাগ, রসদপত্র সরবরাহ বিভাগ ইত্যাদি কাজ করে । এ সকল বিভাগের অধীনে কর্মরত ব্যক্তিদেরকে সেখানে সাধারণ স্টাফ হিসেবে গণ্য করা হয় । ট্রিওয়াথা ও নিউপোর্ট General Motors নামক বিখ্যাত মার্কিন কোম্পানিতে তিন ধরনের সাধারণ স্টাফ লক্ষ করেছেন;

(১) Operation staff (2) Financial staff ও (৩) Legal staff Operation staff Marketing, Engineering, Personnel, Manufacturing, Public relation, Styling, Research, Motor holdings & Patents – এ ৯ ভাগে বিভক্ত । যাদের সবাই সংশ্লিষ্ট ঊর্ধ্বতন কর্মকর্তা ও নির্বাহী ভাইস প্রেসিডেন্টকে পরামর্শ প্রদান করে ।  নিম্নে রেখাচিত্রের সাহায্যে একটি সরলরৈখিক ও পদস্থ কর্মী সংগঠনের সংগঠন কাঠামোতে বিভিন্ন ধরনের স্টাফের উপস্থিতি তুলে ধরা হলো :