ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা কীভাবে নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে

আজকের আলোচনার বিযয় ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা কীভাবে নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনা -প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ধাপ এবং পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তিস্বরূপ । নিয়ন্ত্রণ হলো নির্দিষ্ট সময়াস্তে প্রতিষ্ঠানের কার্যফল পরিমাপ, পরিকল্পনার সাথে তুলনা, বিচ্যুতি মূল্যায়ন এবং সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের প্রক্রিয়া । তাই এরূপ প্রক্রিয়ার সকল পর্যায়ে ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থার সহায়তা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হয়ে থাকে । এরূপ ব্যবস্থা কীভাবে নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে তা নিম্নে তুলে ধরা হলো:

ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা কীভাবে নিয়ন্ত্রণে সহায়তা করে

১. কার্যফল পরিমাপে সহায়তা (Help in measuring performance) :

নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার প্রথম কাজ হলো কার্যফল পরিমাপ। প্রতিষ্ঠানে ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা (MIS) চালু থাকলে উক্ত বিভাগ প্রতিনিয়ত কার্যফল বিষয়ক তথ্য সংগ্রহ ও সংরক্ষণ করে । ফলে দ্রুত এরূপ তথ্য পাওয়া সম্ভব হয় । যেখানে ভুল হওয়ার সম্ভাবনাও খুবই কম থাকে ।

২. পরিকল্পনার সাথে তুলনায় সহায়তা (Help in comparing with plan) :

এরূপ তথ্য ব্যবস্থায় সকল তথ্য কম্পিউটারের ডাটা ব্যাংকে সংরক্ষিত থাকায় পরিকল্পনা ও কার্যফলকে পাশাপাশি নিয়ে দ্রুত বিচ্যুতি কী ঘটেছে তা নিরূপণ করা যায়। চিত্র, সারণীসহ বিভিন্ন পন্থায় তথ্য তুলে ধরার সহজ সুযোগের কারণে এক্ষেত্রে বিচ্যুতি সম্পর্কে দ্রুত সুস্পষ্ট ধারণা লাভের সুযোগ থাকে ।

৩.বিচ্যুতি মূল্যায়নে সহায়তা (Help in evaluating difference ) :

পরিকল্পনা যথাযথভাবে বাস্তবায়ন না হওয়ার পিছনে বিভিন্ন প্রত্যক্ষ ও পরোক্ষ কারণ থাকে । প্রতিটা কারণ ও তার প্রভাব যথাযথ বিশ্লেষণে ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা (MIS) কার্যকর সহায়তা প্রদান করে। এরূপ ব্যবস্থার অধীনে অত্যন্ত সুন্দরভাবে তথ্য সংগ্রহ ও সংরক্ষণের সুবাদে বিচ্যুতি মূল্যায়নে তা বিশেষভাবে সহায়ক হয় ।

৪. সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণে সহায়তা (Assist in taking corrective action) :

বিচ্যুতি মূল্যায়নের পর নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার পরবর্তী কাজ হলো সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ । এ ধরনের ব্যবস্থা কী হতে পারে তা আবার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরস্থ ও বাহ্যিক বিভিন্ন সুবিধা-অসুবিধার সাথে সম্পর্কযুক্ত। ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা (MIS) এক্ষেত্রে বিভিন্নধর্মী ব্যাপক তথ্যের সম্মিলনে তা সঠিকভাবে নির্দেশ করতে পারে ।

উপসংহারে বলা যায়, ব্যবস্থাপনা তথ্য ব্যবস্থা যথাযথ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপে এবং পরবর্তী কার্যকর পরিকল্পনা প্রণয়নে সহায়তা করে একটি প্রতিষ্ঠানকে সুষ্ঠুভাবে পরিচালনায় সহায়তা করে । এ ধরনের ব্যবস্থা এরূপ কাজে শুধুমাত্র সময়েরই সাশ্রয় করে না, নির্ভুল তথ্যাদিও দ্রুত সরবরাহ করে । যা কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে ।