অতিরিক্ত কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহীর কর্মভার লাঘবের উপায় বা পদ্ধতি

অতিরিক্ত কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহীর কর্মভার লাঘবের উপায় বা পদ্ধতি এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” ব্যবস্থাপনা পরিসর ও বিভাগীয়করণ” বিষয়ক পাঠের অংশ। মানুষের শক্তি-সামর্থ্যের একটা সীমাবদ্ধতা রয়েছে যার ওপর তার কাছ থেকে কাজ আশা করা দুরাশা মাত্র। সাধ্যের মধ্যে কাজ যেভাবে সন্তুষ্ট সহযোগে স্বাচ্ছন্দ্যভরে সম্পাদন সম্ভব; তেমনিভাবে সাধ্যের বাইরে কাজ অসন্তুষ্টির কারণ ও বিশৃঙ্খল হতে বাধ্য। তাই দেখা যায়, নির্বাহী কর্মভারগ্রস্ত হলে প্রতিষ্ঠানে নানান ধরনের ^ জটিলতা দেখা দেয় । এরূপ অবস্থায় কার্যভার লাঘবের জন্য অবস্থা অনুযায়ী নিম্নোক্ত যেকোনো ব্যবস্থা গ্রহণ করা যেতে পারে :

অতিরিক্ত কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহীর কর্মভার লাঘবের উপায় বা পদ্ধতি

১. সহকারী নিয়োগ (Appointment of assistant) :

একজন কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহীকে তার কর্মভার লাঘবের জন্য সহকারী পদমর্যাদাসম্পন্ন এক বা একাধিক সহকারী নিয়োগ করা যেতে পারে। এরূপ সহকারীর কাজ হবে মূলত নির্বাহী কর্তৃক অর্পিত দায়িত্ব পালন ও কার্যক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় সহযোগিতা প্রদান করা । নির্বাহীর অনুপস্থিতিতে এরূপ সহকারী নির্বাহীর পক্ষে প্রয়োজনীয় কার্যাদি সম্পন্ন করে ।

Newman, “Probably the most common way of relieving an extended span is to give the executive an assistant an alter ego, who shares with him the duties of the position… who work together so closely that from an organization point of view they constitute a single administrative office.” অর্থাৎ প্রসারিত তত্ত্বাবধান পরিসরের একজন নির্বাহীর কর্মভার লাঘবের ক্ষেত্রে সবচেয়ে সাধারণ উপায় হলো একজন সহকারী বা একান্ত সহযোগী নিয়োগ করা । যে নির্বাহীর পদমর্যাদার সঙ্গে সম্পৃক্ত করণীয় কাজের অংশবিশেষ নির্বাহীর পক্ষে নিজে সম্পাদন করবে ।

সে নির্বাহীর এত কাছে থেকে দায়িত্ব পালন করবে যে সাংগঠনিক দৃষ্টিকোণ হতে উভয়ের মিলনে একক প্রশাসনিক কেন্দ্র গড়ে উঠবে । প্রেসিডেন্টের ভার লাঘবের জন্য ভাইস প্রেসিডেন্ট, অধ্যক্ষের জন্য উপাধ্যক্ষ, উৎপাদন ব্যবস্থাপকের জন্য সহকারী উৎপাদন ব্যবস্থাপক ইত্যাদি এরূপ সহকারী নিয়োগের উদাহরণ ।

২. বিশেষজ্ঞ কর্মী নিয়োগ (Appointment of specialized staff) :

একজন নির্বাহীকে তার কর্তৃত্বের মধ্যে নানাবিধ কার্য সম্পাদন করতে হয় । কিন্তু সকল কাজই তার পক্ষে দক্ষতা সহকারে করা সম্ভব হবে এমন নয় । এমন কিছু কাজ থাকে যার সম্পাদনে বিশেষায়িত জ্ঞানের প্রয়োজন পড়ে। একজন কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহী বিশেষজ্ঞ কর্মী নিয়োগ করে এরূপ বিশেষ কাজের ভার তার ওপর অর্পণ করতে পারেন। এর ফলে কিছুটা কর্মভার লাঘব হয় এবং তার পক্ষে তত্ত্বাবধানের কাজে অধিক মনোনিবেশ করা সম্ভব হয় ।

অধ্যাপক নিউম্যান বলেছেন, “The benifits of staff are most commonly acknowledged when the staff assistant has technical knowledge and skill not possessed by the executive or his subordinates.60 পদস্থ কর্মীর সুবিধা সাধারণভাবে তখনই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বলে ধরে নেয়া হয় যখন নির্বাহী বা তার অধস্তনদের মাঝে কোনো নির্দিষ্ট বিষয়ে কারিগরি জ্ঞান ও দক্ষতা থাকে না যা বিশেষজ্ঞ কর্মীর মাঝেই বিদ্যমান থাকে । যেমন প্রতিষ্ঠানের উচ্চ নির্বাহী আইন উপদেষ্টা নিয়োগ করে আইন সংক্রান্ত ঝামেলা হতে অনেকাংশে মুক্ত হতে পারেন। প্রতিষ্ঠানে নিরীক্ষক নিয়োগ করেও উচ্চ নির্বাহীর এ সংক্রান্ত কর্মভার কমানো যায় ।

৩. মাধ্যমিক নির্বাহী নিয়োগ ( Appointment of intermediary executive) :

একজন কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহী সাময়িক সময়ের জন্য মাধ্যমিক নির্বাহী নিয়োগ করেও তার কর্মভার কিছুটা লাঘব করতে পােেরন। অধ্যাপক নিউম্যান এ সম্পর্কে বলেছেন, “Occasionally one can appoint an intermediary executive to supervise some but not all of the subordinates of the overburdened executive.  অর্থাৎ কখনও কখনও একজন কর্মভারগ্রস্ত নির্বাহী অধস্তনদের মধ্য হতে কাউকে মধ্যস্থ নির্বাহী নিয়োগ করে অধস্তনদের কারও কারও কাজ তত্ত্বাবধানের ভার তার ওপর অর্পণ করতে পারেন। এতে নির্বাহীর কর্মভার যেমনি অনেকটা হ্রাস করা যায় তেমনি মাধ্যমিক নির্বাহী উপযুক্ত প্রশিক্ষণ ও মানোন্নয়নের সুযোগ লাভ করে ।