ফলপ্রদ সংগঠনের / সাংগঠনিক কর্মকাণ্ডের মৌলিক বিষয় বা প্রশ্নাবলি নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” ব্যবস্থাপনা পরিসর ও বিভাগীয়করণ” বিষয়ক পাঠের অংশ। সংগঠন হলো প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত উপকরণাদিকে সঠিকভাবে সংহত ও কার্যোপযোগী করার প্রক্রিয়া। উপকরণাদিকে এরূপ কার্যোপযোগী করার ক্ষেত্রে ব্যবস্থাপককে কতকগুলো মৌলিক প্রশ্নের সম্মুখীন হতে হয় । এ সকল প্রশ্ন সঠিকভাবে সমাধা করার উপরই ফলপ্রদ সাংগঠনিক কর্মকাণ্ড নির্ভর করে। এ ধরনের প্রশ্নাবলি নিম্নে রেখাচিত্রে তুলে ধরা হলো :
Table of Contents
ফলপ্রদ সংগঠনের / সাংগঠনিক কর্মকাণ্ডের মৌলিক বিষয় বা প্রশ্নাবলি
১. ব্যবস্থাপনা পরিসর ও সাংগঠনিক পর্যায়ের সংখ্যা কত হবে?
২. কার্য বিভাগীয়করণের ভিত্তি কী হবে?
৩. প্রতিষ্ঠানে কর্তৃত্বের ধরন কেমন থাকবে?
৪. সংগঠনের বিভিন্ন স্তরে কর্তৃত্বার্পণের মাত্রা কতটা হবে?
৫. সাংগঠনিক ভাবনাকে কীভাবে বাস্তবে রূপদান করা হবে?
নিম্নে বিষয়সমূহ আলোচনা করা হলো :
১. ব্যবস্থাপনা পরিসর ও ব্যবস্থাপনা পর্যায় ( Span of management and level of management):
কার্যকর সংগঠনে ব্যবস্থাপনাকে প্রথমেই যে প্রশ্নের সম্মুখীন হতে হয় তাহলো একজন উর্ধ্বতনের সরাসরি তত্ত্বাবধানে অধস্তনের সংখ্যা কত হবে? এরূপ সংখ্যা কম হলে উর্ধ্বতনের সংখ্যা বাড়ে এবং এর ফলে ব্যবস্থাপনা পর্যায় বৃদ্ধি পায় । ফলে খরচ বাড়ে এবং দ্রুত যোগাযোগে ও নির্দেশনা বাস্তবায়নে সমস্যা দেখা দেয়। আবার অধস্তনের সংখ্যা বেশি হলে সঠিক তত্ত্বাবধানের অভাবে কাজ ক্ষতিগ্রস্ত হয় এবং প্রতিষ্ঠানে বিশৃঙ্খলা দেখা দেয় । তাই এরূপ পরিসর ও পর্যায়ের সংখ্যা কাম্য হওয়া আবশ্যক ।
২. কার্য বিভাগীয়করণের ভিত্তি (Basis of departmentation):
কার্য বিভাগীয়করণের ভিত্তি কী হবে এটাও এক্ষেত্রে ব্যবস্থাপনার জন্য একটা বড় সমস্যা বা প্রশ্ন হয়ে দেখা দেয়। বিভাগীয়করণের বিভিন্ন ভিত্তির মধ্যে কোনটা গ্রহণ করা হবে তা প্রতিষ্ঠানের কাজ ও প্রকৃতির ওপর নির্ভর করে । প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন বিভাগের কাজের প্রকৃতি ভিন্ন হওয়ায় বিভিন্ন ক্ষেত্রে বিভিন্ন ধরনের সুবিধাজনক ভিত্তি বেছে নিতে হয় । তাই কার্যকর সংগঠনে এ বিষয়টিও সুষ্ঠু সমাধার প্রয়োজন পড়ে ।
৩. প্রতিষ্ঠানের কর্তৃত্ব সম্পর্কের প্রকৃতি (Nature of the authority relationship of the organization):
প্রতিষ্ঠানের কর্তৃত্বের ধরন কেমন হবে এক্ষেত্রে এটাও একটা বড় প্রশ্ন হয়ে দেখা দেয়। প্রতিষ্ঠানে শুধুমাত্র সরলরৈখিক কর্তৃত্ব থাকবে না এরূপ কর্তৃত্বকে সহযোগিতা করার জন্য সহযোগী কর্তৃত্বের প্রয়োজন পড়বে তা নির্ণয় করতে হয়। এর বাইরেও কার্যিক কর্তৃত্ব কোন পর্যায়ে কতটা প্রদত্ত হবে এবং বিভিন্ন ধরনের কর্তৃত্বের মধ্য কীভাবে সমন্বয় ও সহযোগিতার সম্পর্ক স্থাপিত হবে তাও এক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হয়ে থাকে।
৪. সংগঠনের বিভিন্ন স্তরে কর্তৃত্বাপণের মাত্রা (Limits of delegation of power in different levels of the organization):
সংগঠন কাঠামোর বিভিন্ন স্তরে কর্তৃত্বের বিস্তার কীভাবে হবে কার্যকর সংগঠনে এটাও ব্যবস্থাপনার সামনে একটা বড় প্রশ্ন হয়ে দাঁড়ায় । কর্তৃত্বার্পণের সাথে সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষমতা প্রদত্ত হবে কিনা বা বিকেন্দ্রীকরণের মাত্রা কী হবে তাও নির্ধারণের প্রয়োজন পড়ে । এভাবে ওপর থেকে নীচ পর্যন্ত যথাযথ কর্তৃত্বার্পণ ও বিকেন্দ্রীকরণের মাধ্যমে আনুগত্য ও শৃঙ্খলা রক্ষার পাশাপাশি উপযুক্ত কর্ম পরিবেশ গড়ে তোলা হয় ।
৫. সাংগঠনিক ভাবনাকে বাস্তবে রূপায়ন (Practical execution of organizational thinking):
সংগঠনের ক্ষেত্রে সৃষ্ট সমস্যাগুলোর যে তাত্ত্বিক সমাধান ব্যবস্থাপকগণ ভাবেন তাকে বাস্তবে রূপদান কার্যক্ষেত্রে একটা বড় সমস্যা হয়ে দেখা দেয়। এ জন্য সুষ্ঠু সংগঠন পরিকল্পনা প্রণয়ন করতে হয়। এরূপ পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠানে কখন, কী মানের, কত জনশক্তি, কোথায় প্রয়োজন হবে তা নির্ধারণ ও সংগ্রহে সহায়তা দেয়। এছাড়া কাজ, কর্তৃত্ব, ক্ষমতা, ইত্যাদি বিষয়ক অস্পষ্টতা দূর করে স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত করে । এটি সমন্বয় ও যোগাযোগের ক্ষেত্রেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে ।