বেঞ্চমার্কিং প্রক্রিয়া

আজকের আলোচনার বিযয় বেঞ্চমার্কিং প্রক্রিয়া – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, উৎপাদনশীলতার পরিমাপক নির্ধারণের একটি প্রক্রিয়া। বেঞ্চমার্কিংয়ের মাধ্যমে কোনো নির্দিষ্ট কোম্পানি তার বেঞ্চমার্কিং হলো প্রতিষ্ঠান সংশ্লিষ্ট শিল্প বা অন্যান্য শিল্পের শ্রেষ্ঠ কার্যাকার্যের আলোকে কোনো প্রতিষ্ঠানের দর্যসম্পাদন পদ্ধতিকে অন্য এক বা একাধিক কোম্পানির কার্যসম্পাদন পদ্ধতির সাথে তুলনা করে কর্মসম্পাদনের উত্তম পদ্ধতি চিহ্নিত করে এবং কীভাবে ন্যূনতম ব্যয়ে, ত্রুটি-বিচ্যুতি এড়িয়ে, কার্যসম্পাদনের গত মান বজায় রাখা যায় তৎসম্পর্কে ধারণা লাভ করতে সক্ষম হয়। নিম্নে বেঞ্চমার্কিং প্রক্রিয়ার বিভিন্ন ধাপ পদক্ষেপ আলোচনা করা হলো:

বেঞ্চমার্কিং প্রক্রিয়া

১. বেঞ্চমার্ক করা হবে এমন কার্যাদির শনাক্তকরণ (Identifying the works to be benchmarked):

বর্তমানে বেঞ্চমার্কিং ব্যবসায় প্রক্রিয়া বা ব্যবসায় কার্যের উন্নয়ন সাধনে ব্যবহৃত হচ্ছে। তাই প্রতিষ্ঠানের ক্রয় বিক্রয়, উৎপাদন, সরবরাহ, ক্রেতা সন্তুষ্টি, সাংগঠনিক সংস্কৃতি, কার্য পরিবেশ, হিসাব, আর্থিক বিশ্লেষণ ইত্যাদি কোন কোন ক্ষেত্রে বেঞ্চমার্ক আদর্শ নির্ধারণ করা হবে তার একটি তালিকা প্রস্তুত করা হয় ।

২. উত্তমরূপে কার্য সম্পাদনকারী প্রতিষ্ঠানসমূহ নির্বাচন (Selecting the superior performers )

পর্যায়ে সফলতার সাথে সমজাতীয় কার্যাদি সম্পন্ন করছে এমন প্রতিষ্ঠানসমূহ চিহ্নিত করা হয়ে থাকে । সংশ্লিষ্ট শিল্পে বা অন্য শিল্পের অন্তর্গত প্রতিষ্ঠানসমূহ যারা সমরূপ বা প্রায় সমরূপ কার্য সম্পাদন করছে তাদের মধ্য হতে শ্রেষ্ঠ প্রতিষ্ঠানসমূহ চিহ্নিত করা হয়। সাধারণ ক্রেতা, ভোক্তা, সরবরাহকারী, আর্থিক প্রতিষ্ঠান বা বিশ্লেষক, ব্যবসায় সংঘ, পত্রিকা বা সাময়িকী ইত্যাদি হতে প্রাপ্ত তথ্যের ভিত্তিতে এরূপ শ্রেষ্ঠ প্রতিষ্ঠানসমূহ নির্বাচন করা হয় ।

৩. প্রয়োজনীয় তথ্য-উপাত্ত সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ (Gathering and analysing necessary data) :

এ পর্যায়ে নির্বাচত প্রতিষ্ঠানসমূহ কী উপায়ে, কী পদ্ধতিতে কার্য সম্পাদন করে তৎসম্পর্কিত তথ্য-উপাত্ত সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করা হয় । এছাড়াও এ পর্যায়ে সফল প্রতিষ্ঠানসমূহের কার্যপদ্ধতি ও নিজেদের কার্যপদ্ধতির মধ্যে তুলনা করে নিজেদের কার্যপদ্ধতির ত্রুটি-বিচ্যুতি চিহ্নিত করা হয় এবং সফল প্রতিষ্ঠানসমূহের কার্য সম্পাদন পদ্ধতি নিজেদের ক্ষেত্রে ব্যবহার উপযোগী কি না তা জানার চেষ্টা করা হয়।

৪. বেঞ্চমার্ক হিসেবে উত্তম কার্য নির্ধারণ (Selecting the best practice as benchmark) :

সফল প্রতিষ্ঠানের কার্য পদ্ধতি সম্পর্কে প্রয়োজনীয় খোঁজ-খবর নেয়ার পর এবং তাদের এসব কার্য পদ্ধতি নিজেদের ক্ষেত্রে প্রয়োগযোগ্য বিবেচিত হলে তন্মধ্য হতে শ্রেষ্ঠ কার্য পদ্ধতি নিজেদের ক্ষেত্রে বেঞ্চমার্ক আদর্শ হিসেবে গ্রহণ করা হয়।

৫. কার্য সম্পাদনের নতুন পদ্ধতির প্রয়োগ (Implementing the new approach of performing job):

এ পর্যায়ে প্রাতিষ্ঠানিক কার্য সম্পাদনে নতুন কৌশল অর্থাৎ বেঞ্চমার্ক আদর্শের প্রয়োগ ঘটানো হয় । নতুন কর্মপন্থার সুষ্ঠু প্রয়োগ নিশ্চিত করার স্বার্থে এ পর্যায়ে কর্মপন্থা প্রয়োগ পরিকল্পনা প্রণয়ন করা হয় ।

৬. কার্যক্রমের কালান্তিক পরিমাপ (Measuring the performance periodically) :

নতুন কর্মপন্থা প্রয়োগ করার পর তার দক্ষতা পরিমাপের নিমিত্তে একটা নির্দিষ্ট বিরতি পর প্রাতিষ্ঠানিক কার্যক্রমের ফলাফল পরিমাপ করা হয় । সাধারণত সময়, মান, ব্যয়, পরিমাণ ইত্যাদির নিরীখে ফলাফল পরিমাপ করা হয়ে থাকে । 

৭. সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Taking corrective actions ) :

ফলাফল পরিমাপে কোনো রূপ ত্রুটি- বিচ্যুতি পরিলক্ষিত হলে তা সংশোধন বা দূরীকরণের নিমিত্তে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়। এরূপ সংশোধনের ফলে বিদ্যমান কোনো বেঞ্চমার্কের স্থলে নতুন কোনো বেঞ্চমার্কও নির্ধারিত হতে পারে।