বাহ্যিক পরিবেশের সঙ্গে ব্যবস্থাপনার সামঞ্জস্য বিধানের পদ্ধতি বা কৌশল নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” পরিবেশ” বিষয়ক পাঠের অংশ। অভ্যন্তরীণ পরিবেশের ওপর ব্যবস্থাপনার কিছুটা নিয়ন্ত্রণ থাকলেও বাহ্যিক পরিবেশের ওপর এরূপ নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠা খুবই কষ্টসাধ্য ও জটিল বিষয়। যে কারণে বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনাকে সব সময়ই বাহ্যিক পরিবেশের বিভিন্ন উপাদান নিয়ে চিন্তিত থাকতে দেখা যায় । এরূপ পরিবেশ সম্পর্কে যথেষ্ট সতর্ক না হয়ে কোনো সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা হলে তা প্রতিষ্ঠানের জন্য মারাত্মক ক্ষতির কারণ হয়ে দেখা দিতে পারে। বাহ্যিক পরিবেশের সঙ্গে সঙ্গতি রেখে প্রতিষ্ঠানকে এগিয়ে নেয়ার স্বার্থে ব্যবস্থাপকগণ যে সকল পদ্ধতি বা কৌশল অবলম্বন করেন তা নিম্নরূপ :
Table of Contents
বাহ্যিক পরিবেশের সঙ্গে ব্যবস্থাপনার সামঞ্জস্য বিধানের পদ্ধতি বা কৌশল
১. তথ্য ব্যবস্থাপনা (Information management ) :
বাহ্যিক- পরিবেশ সম্পর্কে ধারণা লাভের জন্য কোনো প্রতিষ্ঠান বা এর ব্যবস্থাপনা তথ্য সংগ্রহের বিভিন্ন কৌশল গ্রহণ করতে পারে। নিজস্ব অবস্থার পাশাপাশি প্রতিযোগী ব্যবসায়ীদের অবস্থা তুলে ধরে নিয়মিত প্রতিবেদন দাখিলের পদ্ধতি এক্ষেত্রে ব্যবহার করা যায় । বাহ্যিক পরিবেশে কী কী পরিবর্তন সাধিত হচ্ছে এর ওপর ব্যবস্থাপনা সতর্ক পর্যবেক্ষণ, তথ্য সংগ্রহ, তথ্য বিশ্লেষণ ইত্যাদির মাধ্যমেও ধারণা গ্রহণ করতে পারে। এছাড়া প্রতিষ্ঠানে কম্পিউটারভিত্তিক তথ্য ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি (MIS) গড়ে তুলে সেখান থেকে তথ্য সংগ্রহ ও বিবেচনা করেও বাহ্যিক -পরিবেশের সঙ্গে প্রয়োজনীয় সমন্বয় বিধান করা যায় ।
২. কৌশলগত সাড়া (Strategic response) :
কৌশলগত সাড়া বলতে বাহ্যিক- পরিবেশের আলোকে সৃষ্ট বিদ্যমান অবস্থা বিবেচনায় প্রয়োজনীয় কর্মকৌশল গ্রহণকে বুঝায়। একটা প্রতিষ্ঠান যদি পর পর কয়েক বছর একই ধরনের ফলাফল অর্জন করে বা এক্ষেত্রে স্থিতাবস্থা বিরাজ করে তবে এটা স্বাভাবিকভাবেই ধারণা করা যায় যে, প্রবৃদ্ধির হারকে এগিয়ে নেওয়ার জন্য নতুন ও উন্নতমানের কৌশল গ্রহণ প্রয়োজন। যদি কাঙ্ক্ষিত ফলাফল অর্জিত হয়, বাইরের সাড়া ভালো পাওয়া যায় তবে নতুন নতুন কর্মসূচি গ্রহণপূর্বক উক্ত সাড়াকে অধি কার্যকর করে তোলা যেতে পারে। যদি বাহ্যিক -পরিবেশ নেতিবাচক ইঙ্গিত দেয় তবে প্রয়োজনে ব্যবসায় থেকে পুঁজি প্রত্যাহার বা নতুন ব্যবসায়ে তা স্থানান্তর করা যেতে পারে ।
৩. প্রাতিষ্ঠানের উচ্চ পর্যায়ে রণকৌশল গ্রহণ (Taking corporate-level strategy) :
বাহ্যিক পরিবেশে প্রভাব প্রতিষ্ঠানের নিম্নের পর্যায়ে গৃহীত কোনো সিদ্ধান্তের দ্বারা মোকাবিলা করা যায় না। এ জন্য উন্ন পরিস্থিতিতে প্রতিষ্ঠানের উচ্চ পর্যায়ে রণকৌশল (Strategy) গ্রহণের প্রয়োজন পড়ে । প্রতিষ্ঠানের ভালো অবস্থা নতুন নতুন পণ্য উদ্ভাবন, পণ্য সারির উন্নয়ন, প্রতিযোগী দুর্বল কোম্পানিকে আত্মীকরণ (Acquisition) ইত্যাি রণকৌশল গ্রহণ করতে পারে। দুর্বল অবস্থায় সমান্তরাল বা উলম্ব জোট গঠন, একত্রীকরণ (Merger) ইত্যাি রণকৌশল গ্রহণ করা যায়।
৪. সাংগঠনিক কাঠামোতে নমনীয়তা রক্ষা (Maintaining flexibility in organizational structure):
সাংগঠনিক কাঠামোতে নমনীয়তা প্রতিষ্ঠা করেও বাহ্যিক -পরিবেশের সঙ্গে প্রয়োজনীয় সঙ্গতি বিধান করা যায়। নমনীয়তা বলতে পরিবর্তিত পরিস্থিতির সঙ্গে কোনো প্রতিষ্ঠানের সঙ্গতি বিধানের সামর্থ্যকে বুঝায় । যদি কোনে প্রতিষ্ঠানের বাহ্যিক- পরিবেশে অনিশ্চয়তার মাত্রা বেশি থাকে তবে ঐ প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক কাঠামো এমনভাবে গঠন করতে হয় যাতে প্রয়োজনের সঙ্গে সঙ্গতি রেখে এতে পরিবর্তন আনা সম্ভব হয় । স্থায়ীভাবে নিয়োগপ্রাপ্ত জনশক্তির পরিমাণ কম রেখে অথবা অস্থায়ী প্রকৃতির বা সহজেই বিক্রয়যোগ্য ধরনের স্থাপনা তৈরি করে বা স্থায়ী বিনিয়োগ কম রেখে এক্ষেত্রে সামঞ্জস্য বিধান করা যায় ।
৫. প্রত্যক্ষ ব্যবস্থা গ্রহণ (Taking direct action) :
প্রত্যক্ষ ব্যবস্থা গ্রহণ বলতে বাহ্যিক পরিস্থিতি নিয়ন্ত্রণে। প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে সরাসরি কোনো কর্মব্যবস্থা গ্রহণকে বুঝায়। যেক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের আর্থিক সামর্থ্য ও অভ্যন্তরীণ সুযোগ-সুবিধা খুবই ভালো অবস্থায় থাকে সেক্ষেত্রে ব্যবস্থাপনা এরূপ কৌশল গ্রহণ করে বাহ্যিক পরিবেশের সঙ্গে সঙ্গতি বিধান করে । প্রতিযোগীরা দ্রব্যমূল্য কমালে ব্যবস্থাপনা তাদের উৎপাদিত পণ্যের মূল্য এর চেয়ে কমাতে পারে, নতুন প্রযুক্তি বাজারে এলে তা সংগ্রহ করে একে কাজে লাগাতে পারে, সরবরাহকারীদের অগ্রিম দিয়ে তাদেরকে বাগে রাখতে পারে, সরকারের ওপর চাপ সৃষ্টি করে সরকারি নীতি প্রতিষ্ঠানের অনুকূলে রাখতে পারে-এগুলো এরূপ ব্যবস্থার উদাহরণ ।
উপসংহারে বলা যায়, বর্তমান বৃহদায়তন ব্যবসায় জগতে বাহ্যিক পরিবেশের যে প্রভাব তা কাটিয়ে উঠে বা এরূপ পরিবেশকে ব্যবহার করে লক্ষ্যে পৌঁছানোর জন্য ব্যবস্থাপনা তার নিজস্ব সামর্থ্য ও চিন্তা-ভাবনা অনুযায়ী বিভিন্ন কর্মকৌশল গ্রহণ করতে পারে । তবে এজন্য প্রয়োজন সব সময়ই সতর্ক ও সচেতন থাকা এবং প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ ও বিশ্লেষণের মাধ্যমে সময় থাকতে উপযুক্ত কর্মপ্রচেষ্টা গ্রহণ করা ।