নিয়ন্ত্রণের সাধারণ প্রকৃতি বা বৈশিষ্ট্য

আজকের আলোচনার বিযয় নিয়ন্ত্রণের সাধারণ প্রকৃতি বা বৈশিষ্ট্য – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, নিয়ন্ত্রণ হলো ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ । পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ সঠিকভাবে সম্পাদিত হয়েছে কি না তা দেখা এবং প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ কার্যই হলো নিয়ন্ত্রণ । নিম্নে নিয়ন্ত্রণের বৈশিষ্ট্যসমূহ উল্লেখ করা হলো :

নিয়ন্ত্রণের সাধারণ প্রকৃতি বা বৈশিষ্ট্য

১. সর্বশেষ ধাপ (Last step) :

নিয়ন্ত্রণ, ব্যবস্থাপনা ও য়ার সর্বশেষ ধাপ। পরিকল্পনার মাধ্যমে যে প্রক্রিয়ার সূত্রপাত ঘটে নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে তা সমাপ্ত হয়। একটি নির্দিষ্ট মেয়াদে যে পরিকল্পনা গৃহীত হয় সে অনুযায়ী কাজ সম্পাদনের পর মেয়াদকাল শেষে বা পরিকল্পনার বিভিন্ন পর্যায় শেষে নিয়ন্ত্রণ কার্য সম্পাদিত হয়ে থাকে ।

২. ভিত্তি নির্ভরতা (Dependancy on basis) :

নিয়ন্ত্রণ কার্য সব সময়ই কোনো ভিত্তি বা মান নির্ভর করে পরিচালিত হয় । অর্থাৎ নিয়ন্ত্রণ কার্যে ফলাফল তুলনার জন্য কোনো পূর্ব নির্ধারিত মান, ভিত্তি বা পরিকল্পনার প্রয়োজন পড়ে । অন্যথায় বিচ্যুতি নিরূপণ করা সম্ভব হয় না ।

৩. স্বাতন্ত্র্যতা (Individuality) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার সর্বশেষ ও স্বতন্ত্র কাজ । তত্ত্বাবধানের সাথে এর পার্থক্য রয়েছে । কার্য চলাকালে কর্মীরা কোনো ভুল করলে কার্যকর তত্ত্বাবধানের মাধ্যমে জারিকৃত নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ আদায়ের চেষ্টা করা হয় । কিন্তু মেয়াদ শেষে বা মধ্যবর্তী কোনো পর্যায়ে কার্য পরিমাপ, তুলনা, বিচ্যুতি নিরূপণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ কার্য নিয়ন্ত্রণ হিসেবে গণ্য । 

৪. পর্যায়ী কাজ (Periodical work) :

নিয়ন্ত্রণ পর্যায়ী কাজ; কোনো প্রাত্যহিক কাজ নয় । সেই কাল অবশ্য একদিন, সপ্তাহ, মাস বা বছর হতে পারে । অর্থাৎ সময় শেষেই কার্যফল পরিমাপ, পূর্বনির্ধারিত মানের সাথে তা তুলনা ও বিচ্যুতি নিরূপণ শেষে সংশোধনমূলক কার্যব্যবস্থা গ্রহণ করা হয়ে থাকে ।

৫. অবিরাম প্রক্রিয়া (Continuous process) :

নিয়ন্ত্রণ পর্যায়ী কাজ হলেও এটি একটি অবিরাম প্রক্রিয়া । যেখানেই পরিকল্পনা অনুযায়ী কাজ চলে সেখানে কাজের সাথে মিল রেখে নিয়ন্ত্রণ কার্যও চলতে থাকে । এ জন্যই বলা হয়, “Controlling is repititive and never ending process of an organization.’

৬. ব্যাপ্তি (Scope) :

নিয়ন্ত্রণের ব্যাপ্তি পরিকল্পনার ন্যায় প্রতিষ্ঠানের সকল স্তরে পরিব্যপ্ত । প্রতিষ্ঠানের মূল পরিকল্পনার আলোকে প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তরে পরিকল্পনা প্রণীত হয় । ওপর পর্যায়ে পরিকল্পনা হয় দীর্ঘমেয়াদি আর নিচের দিকে ক্রমান্বয়ে তা স্বল্পমেয়াদি হয়ে থাকে । ফলে যেখানে পরিকল্পনার কার্যমেয়াদ বা অন্তর্বর্তী মেয়াদ শেষ হয় সেখানেই নিয়ন্ত্রণ কার্য পরিচালিত হয়।

৭. ঊর্ধ্বতন সম্পাদিত কাজ (Work of upper executive) :

নিয়ন্ত্রণ সবসময়ই ঊর্ধ্বতনের কাজ । অর্থাৎ কোনো বিষয়ে কর্তৃত্ব যার হাতে রয়েছে সেই বিষয়ে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর করাও তারই দায়িত্বের মধ্যে পড়ে। অবশ্য এক্ষেত্রে ঊর্ধ্বতন বলতে কোন উপবিভাগ বা বিভাগীয় কর্মকর্তাকেও বুঝানো হয়। যার অধীনে কাজ সম্পাদিত হয়, অধীন ব্যক্তিদের কাজের নিয়ন্ত্রণ করা তারও দায়িত্বের অন্তর্ভুক্ত। অবশ্য এ বিষয়ে উর্ধ্বতনের নির্দেশনা মেনে চলতে হয় ।

৮. পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি (Basis of next plan) :

ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া বা নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়ার সর্বশেষ পর্যায়ে যে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয় তার যথাযথ বাস্তবায়ন ঘটে পরবর্তী পরিকল্পনার মধ্য দিয়ে। অর্থাৎ কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে গণ্য হয় । নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাই নির্দিষ্ট করে দেয় পরবর্তী পরিকল্পনা কী হওয়া উচিত ।

উপরোক্ত বৈশিষ্ট্যের আলোকে প্রতীয়মান হয় ব্যবস্থাপনায় নিয়ন্ত্রণ কার্যের এমন কতকগুলো স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা একে অন্যান্য কাজ থেকে পৃথক রূপদান করেছে। ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার শেষ পদক্ষেপ হিসেবে এটি এতটাই গুরুত্বপূর্ণ যে, তা পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে ও কাজের ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ পথ নির্দেশনা হিসেবে কাজ করে ।