নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব

আজকের আলোচনার বিযয় নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব অপরিসীম। সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ছাড়া ব্যবস্থাপনার সামগ্রিক কার্যাবলি যথাযথভাবে সম্পাদন সম্ভব নয়। নিয়ন্ত্রণহীন ব্যবস্থাপনা কার্য অর্থহীন ও বিশৃঙ্খল হতে বাধ্য। নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব, প্রয়োজনীয়তা বা এর সুবিধাসমূহ নিম্নে ছকে উল্লেখ করা হলো :

নিয়ন্ত্রণের গুরুত্ব

১. শৃঙ্খলা বিধান

২. বিচ্যুতি নির্ণয়ে সহযোগিতা 

৩. পরিকল্পনার দ্রুত বাস্তবায়ন

৪. পরবর্তী পরিকল্পনার মানোন্নয়ন

৫.দ্রুত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ

৬. ফাঁকিবাজি ও প্রলোভন দূরীকরণ

৭. সহজ কর্তৃত্ব অর্পণ

৮. নির্বাহীর শক্তি ও সময়ের সদ্ব্যবহার

উপরের ছকে উল্লেখ গুরুত্ব বা সুবিধাসমূহ নিম্নে আলোচিত হলো :

১. শৃঙ্খলা বিধান (Establishing order) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানের সকল কার্যে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি ও ইভাবে কাজের ক্ষেত্রে স্বেচ্ছাচারিতার সৃষ্টি হয় ও বিশৃঙ্খলা দেখা দেয়। তাই যে কোনো প্রতিষ্ঠানে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠায় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে।

২. বিচ্যুতি নির্ণয়ে সহযোগিতা (Aid to detection of deviation) :

নিয়ন্ত্রণের অন্যতম উদ্দেশ্য হলো বিচ্যুতি নির্ণয় করা । সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা-প্রতিষ্ঠিত মান ও অর্জিত ফলের মধ্যকার বিচ্যুতির পরিমাণ দ্রুত নিরূপণ ও তার কারণ নির্ণয় করতে সাহায্য করে। আর বিচ্যুতি নিরূপণ ও সমস্যা সনাক্ত করা গেলে তার সমাধানও সহজ হয়।

৩. পরিকল্পনার দ্রুত বাস্তবায়ন (Quick implementation of plans ) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের ফলে কর্মীদের মাঝে জবাবদিহির মানসিকতা সৃষ্টি হয় এবং স্বেচ্ছাপ্রবৃত্ত হয়ে কাজ করার মনোভাবেরও উন্নয়ন ঘটে । এ ছাড়া কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানে বহাল থাকলে কর্মীরা কার্যক্ষেত্রে ফাঁকি দিতে পারে না। ফলে পরিকল্পনার দ্রুত বাস্তবায়ন সম্ভব হয় ।

৪. পরবর্তী পরিকল্পনার মানোন্নয়ন (Developing next plan) :

নিয়ন্ত্রণ পরবর্তী পরিকল্পনার ভিত্তি হিসেবে কাজ করে । অর্থাৎ নিয়ন্ত্রণের মাধ্যমে শুধুমাত্র বিচ্যুতিই নিরূপিত হয় না, বিচ্যুতির কারণ নির্ণয় করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা কি হতে পারে তারও পন্থা নির্দেশ করা হয়। এরূপ নির্দেশিত সংশোধনমূলক ব্যবস্থার আলোকেই পরবর্তী পরিকল্পনা গৃহীত হয়ে থাকে । যা অনেকটা বাস্তব ভিত্তি লাভ করে ।

৫. দ্রুত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Initiating quick corrective action) :

গুরুত্বপূর্ণ পরিকল্পনা বাস্তবায়নকালে একে কতকগুলো পর্যায়ে ভাগ করা হয় । পরিকল্পনা বাস্তবায়ন পর্যায়ে বিচ্যুতি দেখা দিলে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় তা সহজে ধরা পড়ে। বিচ্যুতি নিরূপণ ও সমস্যার প্রকৃতি সম্পর্ক দ্রুত জানা সম্ভব হলে সংশোধনমূলক ব্যবস্থাও দ্রুত গ্রহণ করা যায়। এছাড়া এর আলোকে পরিকল্পনাতেও প্রয়োজনীয় সংশোধনী এনে বাস্তবায়ন উপযোগী করা যায় ।

৬. ফাঁকিবাজি ও প্রলোভন দূরীকরণ (Removing deception and over-expectation) :

কার্যক্ষেত্রে কর্মীরা সুযোগ পেলেই ফাঁকি দিতে চায় । এছাড়া তারা অনেক সময় প্রলোভনের সম্মুখীন হয় । যথাযথ নিয়ন্ত্রণের অনুপস্থিতিতে কর্মীরা কাজে ফাঁকি দেয়। নিয়ন্ত্রণ না থাকলে অনেক কর্মীর পক্ষেই অন্যায় সুবিধা থেকে লোভ সংবরণ সম্ভব হয় না । নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা জোরালো হলে কর্মীদেরকে এরূপ ফাঁকিবাজি ও প্রলোভন হতে বিরত রাখা যায় ।

৭. সহজ কর্তৃত্ব অর্পণ (Easy delegation of authority) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর থাকলে একজন ঊর্ধ্বতন তার অধীনস্থের নিকট সহজে ও নিশ্চিন্তে কর্তৃত্ব অর্পণ করতে পারে । কারণ নিচের দিকে কতৃত্ব অর্পণ করলেও ঊর্ধ্বতনের হাতে যদি নিয়ন্ত্রণের রশি মজবুত থাকে তবে ঐ অধস্তন কখনই ঊর্ধ্বতনের প্রতি আনুগত্যহীন হতে পারে না ।

৮. নির্বাহীর শক্তি ও সময়ের সদ্ব্যবহার (Proper utilization of executive’s power and time) :

সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠানে বজায় থাকলে এর সকল কাজ যথাযথভাবে সম্পাদন নিশ্চিত হয়। প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন কাজে অভ্যন্তরীণ নিবারণ ব্যবস্থা চালু করা গেলে নির্বাহীকে নিয়ন্ত্রণের কাজে কম সময় দিতে হয় । যা নির্বাহী অন্য কাজে ব্যয় করতে পারে।

পরিশেষে বলা যায়, প্রাতিষ্ঠানিক ক্ষেত্রে নিয়ন্ত্রণ একটি আবশ্যকীয় প্রক্রিয়া । একটি বড় ধরনের পরিকল্পনায় সকল কাজ সম্পাদিত হওয়ার পর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রয়োগ না করে ধাপে ধাপে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা উত্তম । এতে ঝুঁকি কম থাকে এবং যথাযথ ফল লাভ সম্ভব হয় ।