আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার আবশ্যকীয় বৈশিষ্ট্য, শর্তাবলি বা উপাদানসমূহ

আজকের আলোচনার বিযয় আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার আবশ্যকীয় বৈশিষ্ট্য, শর্তাবলি বা উপাদানসমূহ – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, নিয়ন্ত্রণ এমন একটি প্রক্রিয়া যার মাধ্যমে কাঙ্ক্ষিত ফলাফল অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গৃহীত হয় । এরূপ সংশোধনী ব্যবস্থা যদি ফলপ্রদ না হয় তবে ‘হিতে বিপরীত’ হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। তাই কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা অবলম্বনে এর বেশ কিছু আবশ্যকীয় বৈশিষ্ট্য বা উপাদান থাকতে হয় । অবশ্য এরূপ বৈশিষ্ট্যাবলিকে আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার প্রয়োজনীয় শর্ত হিসেবেও বিবেচনা করা যায়। নিম্নে এরূপ বৈশিষ্ট্য, শর্তাবলি বা উপাদানসমূহ আলোচিত হলো:

আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার আবশ্যকীয় বৈশিষ্ট্য, শর্তাবলি বা উপাদানসমূহ

১. উপযুক্ততা (Suitability) :

প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন স্তর বা বিভাগের কাজ যেহেতু একই ধরনের নয়; তাই সকল ক্ষেত্রে একই ধরনের নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কার্যকর করা যায় না । সেজন্য আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা অবশ্যই কাজের প্রকৃতি, ব্যবহার্য উপাদান ও তথ্যাবলির আলোকে নির্ধারণ করা হয়ে থাকে ।

২. বোধগম্যতা (Understandability) :

কার্যকরি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা অবশ্যই বোধগম্য হওয়া উচিত। নিয়ন্ত্রক যদি নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপে নিজেই অস্পষ্টতায় ভোগেন সেক্ষেত্রে তার পক্ষে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ সম্ভব নয় । এ ছাড়া নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যথাসম্ভব সহজ হওয়াও ভালো নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার একটি অন্যতম উপায় ।

৩. ত্বরিত বিচ্যুতির প্রকাশ (Quick detection of deviations) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যদি ত্বরিত বিচ্যুতি প্রকাশে সামর্থ্য না হয় তবে এর দ্বারা উত্তম ফলাফল অর্জন সম্ভব নয় । তাই নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা এমন হওয়া উচিত যাতে ত্বরিত ত্রুটি নির্ধারণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায় ।

৪. স্বল্প ব্যয়সাপেক্ষ (Least costly) :

নিয়ন্ত্রণ কৌশল যদি খুব ব্যয়সাপেক্ষ হয় তা হলেও ফলপ্রদতার দিক হতে তা বেশি লাভজনক হয় না। এ ছাড়া অধিক ব্যয়সাপেক্ষ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা বেশ জটিলও হয়ে থাকে। তাই নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপে স্বল্পব্যয়ের দিকেও নজর দেয়া হয়ে থাকে বা নজর দেয়া উচিত । 

৫. নমনীয়তা (Flexibility) :

সবসময় একই কার্যক্ষেত্রে একই ধরনের নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা যায় না । এমন অবস্থার উদ্ভব হতে পারে যখন নিয়ন্ত্রণ কৌশলে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন আনতে হয় । তাই নিয়ন্ত্রণ কৌশলকে অবশ্যই নমনীয়তার গুণসমৃদ্ধ হওয়া আবশ্যক ।

ভবিষ্যতে উদ্ভূত হতে পারে এমন সম্ভাব্য সকল ত্রুটি-বিচ্যুতির বিপক্ষে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা যায় । সেই সঙ্গে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা যাতে ভবিষ্যৎ সম্ভাব্য ত্রুটি-বিচ্যুতির গতি-প্রকৃতি নির্দেশ করতে পারে সে দিকেও নজর দেয়া উচিত ।

৭. সংগঠন কাঠামোর প্রতিফলন (Reflection of organization structure) :

সংগঠন কাঠামো সাংগঠনিক ক্ষমতা, কর্তৃত্ব, সম্পর্ক ও সমন্বয়ের পথনির্দেশক । এ কাঠামোয় নির্দেশিত পথে সুষ্ঠু নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের দিকে খেয়াল রাখা উচিত । সংগঠন কাঠামোতে কোনো কাজের নিয়ন্ত্রক যাকে করা হয়েছে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় সেভাবেই উক্ত ব্যক্তি বা ব্যক্তিবর্গের ওপর দায়িত্ব অর্পণ করা উচিত । অন্যথায় বিভিন্নমুখী জটিলতা দেখা দেয় ।

৮. সংকটপূর্ণ ব্যতিক্রমসমূহের ওপর আলোকপাত (Focusing on critical exceptions) :

প্রতিষ্ঠানের যে সকল কার্যাকার্য লক্ষ্যার্জনে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বা যেখানে ত্রুটি-বিচ্যুতির সম্ভাবনা বেশি, কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় সেখানেই অধিক গুরুত্ব দেয়া হয় । যে কাজের ফলাফল প্রতিষ্ঠানের জন্য অত্যন্ত বেশি গুরুত্বপূর্ণ, এরূপ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় তার উদ্ঘাটন করে সেভাবে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হয়ে থাকে ।

৯. বাস্তবতা (Pragmatism) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থাকে অবশ্যই উদ্দেশ্যের আলোকে বাস্তবভিত্তিক হতে হয় । অবাস্তব কল্পনা এবং তা অর্জনের জন্য নিয়ন্ত্রণ কখনই কার্যকর হতে পারে না। তাই প্রাতিষ্ঠানিক উপায়- উপাদানের সামর্থ্যের আলোকে এবং প্রয়োজনের নিরীখে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করতে হয় । 

১০ সংশোধনী ব্যবস্থার নির্দেশক (Directing corrective action) :

কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা শুধুমাত্র ত্বরিত বিচ্যুতি প্রকাশই করে না, উক্ত বিচ্যুতি সহজে সংশোধনেরও দিক-নির্দেশনা এতে থাকতে হয় । অন্যথায় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা অকার্যকর হয় ও সমস্যার সৃষ্টি করে।

পরিশেষে বলা যায়, আদর্শ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা উপরোক্ত উপাদান বা গুণাবলি সমৃদ্ধ হয়ে থাকে । গৃহীত নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় যাতে উপরোক্ত অত্যাবশ্যকীয় বৈশিষ্ট্য বা শর্তাবলি বজায় থাকে এজন্য ঊর্ধ্বতনকে সবসময়ই যত্নশীল হওয়া আবশ্যক ।