নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা উন্নয়নের পদক্ষেপসমূহ

আজকের আলোচনার বিযয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা উন্নয়নের পদক্ষেপসমূহ – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, প্রতিষ্ঠানের জন্য একটা কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করা না গেলে তা প্রাতিষ্ঠানিক লক্ষ্য অর্জনে কার্যকর ভূমিকা রাখতে পারে না। বরং ক্ষেত্রবিশেষে নতুন জটিলতা সৃষ্টির কারণ হিসেবে গণ্য হয়ে থাকে । তাই প্রতিষ্ঠানের জন্য বা এর কোনো বিভাগের জন্য কোন্ ধরনের নিয়ন্ত্রণ কৌশল ব্যবহৃত হবে তা যেমন অনেক বিচার-বিশ্লেষণ সাপেক্ষ তেমনি গৃহীত নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার উন্নয়ন অপরিহার্য। নিম্নে নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থা উন্নয়নের পদক্ষেপসমূহ তুলে ধরা হলো:

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা উন্নয়নের পদক্ষেপসমূহ

১. কার্যকর পরিকল্পনা তৈরি বা মান প্রতিষ্ঠা (Preparing effective plan or setting standard) :

যথাযথ নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রে প্রথমেই কার্যকর পরিকল্পনা তৈরি বা কার্যকর মান প্রতিষ্ঠার প্রয়োজন পড়ে । এরূপ মান যথার্থ না হলে স্বাভাবিকভাবেই যথার্থ বিচ্যুতি নিরূপণ সম্ভব হয় না । ফলে নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থাই অকার্যকর হয়ে পড়ে । এরূপ মান অবশ্যই সংখ্যাত্মকভাবে প্রকাশ করা উচিত ।

২. বিভিন্ন মেয়াদি টার্গেট নির্ধারণ (Determining periodical target) :

পরিকল্পনা একটা নির্দিষ্ট সময়ের জন্য প্রণয়ন করা হলেও উক্ত সময়কে ভাগ করে যথাসম্ভব কম সময়ের জন্য পরিকল্পনাকে বিভাজন বা অন্তর্বর্তীকালীন টার্গেট নির্ধারণের প্রয়োজন পড়ে। এতে সামগ্রিক পরিকল্পনার মেয়াদ শেষে নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থার প্রয়োগ না করে স্বল্প সময়ের ব্যবধানেই কাজের অগ্রগতি পর্যালোচনা ও নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থা কার্যকর করা যায়।

৩. উপযুক্ত নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির ব্যবহার (Use of proper controlling method) :

বর্তমানকালে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার লক্ষ্যে বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানগুলোতে বিভিন্ন পদ্ধতি বা কৌশল অবলম্বন করা হয়ে থাকে । প্রতিষ্ঠানের বিভিন্ন পর্যায়ে বিভিন্ন পদ্ধতির এবং বিভাগে একই সময়ে একাধিক পদ্ধতির ব্যবহার করা হতে পারে । তাই কোনো প্রতিষ্ঠান তার অবস্থা বিবেচনায় কোন্ বা কোন্ পদ্ধতির ব্যবহার করবে তা সতর্ক বিচার-বিশ্লেষণের মাধ্যমে নির্ধারণ করতে হয় ।

৪. অন্তর্বর্তীকালীন ও অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থার উন্নয়ন (Development of interim and internal controlling system) :

কোনো প্রতিষ্ঠানে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রে অন্তর্বর্তীকালীন ও অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থার উন্নয়ন অপরিহার্য। পরিকল্পনার আওতায় বিভিন্ন মেয়াদি লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারিত হলে এবং উক্ত মেয়াদ শেষে বিচ্যুতি নিরূপণ ও প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হলে স্বাভাবিকভাবেই নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থা ফলদায়ক হয় । এ ছাড়া এক বিভাগের কাজ যেনো অন্য বিভাগের মাধ্যমে আপনা-আপনি নিয়ন্ত্রিত হতে পারে তারও ব্যবস্থা থাকা উচিত ।

৫. আধুনিক কস্টিং ও হিসাব পদ্ধতির উন্নয়ন (Development of modern costing and accounting method) :

নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থার উন্নয়নের জন্য প্রতিষ্ঠানে আধুনিক কস্টিং ও হিসাব পদ্ধতির উন্নয়ন অপরিহার্য । আদর্শ পরিকল্পনা গ্রহণের ক্ষেত্রে বা যথাযথ মান নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে এরূপ ব্যবস্থা যেমন কার্যকর সহযোগিতা করতে পারে তেমনি প্রকৃত কার্যফল নির্ধারণ ও বিচ্যুতি নিরূপণেও সহযোগিতা করে। এ কারণেই বর্তমানকালে | বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানগুলোতে এ ধরনের বিশেষ বিভাগ ও জ্ঞানসম্পন্ন ব্যক্তি নিয়োগ করা হয়।

৬. জটিল ও গুরুত্বপূর্ণ নিয়ন্ত্রণ এলাকা নির্ধারণ (Determining complex and important control area) :

প্রতিষ্ঠানের কার্যকর নিয়ন্ত্রণ- ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রে জটিল ও গুরুত্বপূর্ণ নিয়ন্ত্রণ এলাকা নির্ধারণের প্রয়োজন পড়ে । প্রতিষ্ঠানে এমন কিছু কাজ থাকে যা খুবই গুরুত্বপূর্ণ । এক্ষেত্রে ভুল হলে কার্য বিচ্যুতির পরিমাণ খুবই বৃদ্ধি পায় । আবার এমন কিছু ক্ষেত্র থাকে যেখানে ভুল বা বিচ্যুতির সম্ভাবনা বেশি থাকে । প্রতিষ্ঠানে এরূপ কাজ বা ক্ষেত্র যদি চিহ্নিত করা যায় এবং সেক্ষেত্রে যথার্থ নজর রাখা সম্ভব হয় তবে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা অধিক কার্যকর হতে পারে ।

৭. ত্বরিত বিচ্যুতি নিরূপণ (Quick determination of varience) :

কার্যকর নিয়ন্ত্রণ -ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রে ত্বরিত বিচ্যুতি নিরূপণ অতি অপরিহার্য । সে কারণেই প্রতিষ্ঠানে এমন ধরনের ব্যবস্থা গড়ে তোলা প্রয়োজন যাতে নির্দিষ্ট মেয়াদ শেষে দ্রুত কার্যফল নিরূপণ এবং পূর্ব নির্ধারিত মানের সাথে তুলনা করে ত্বরিত বিচ্যুতি নিরূপণ করা সম্ভব হয় । কার্যফল পরিমাপে যদি সময় বেশি লাগে তবে বিচ্যুতি নিরূপণে বিলম্ব হয় এবং এর ফলে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা যথাসময়ে গ্রহণ করা যায় না ।

৮. সংশোধনমূলক ব্যবস্থার বিষয়ে আগাম চিন্তা-ভাবনার উন্নয়ন (Development of future thinking of corrective measures) :

মেয়াদ শেষ হওয়ার পূর্বেই প্রকৃত কার্যফল কোনদিকে এগুচ্ছে, বিচ্যুতি কী হতে পারে, এরূপ বিচ্যুতি ভবিষ্যতে এড়ানোর জন্য কী করা প্রয়োজন—এ সকল বিষয়ে যথাযথ কর্তৃপক্ষের পূর্ব হতেই চিন্তা-ভাবনা করা আবশ্যক। এতে যথাযথ সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ সহজ হয়। অন্যথায় পরবর্তীতে চিন্তা- ভাবনা ও বিচার-বিশ্লেষণে যে সময় বিনষ্ট হয় এতে পরবর্তী পরিকল্পনায় তার বাস্তবায়ন সম্ভব হয় না ।

৯. কার্যকর সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ (Taking proper corrective method) :

পরিকল্পনার মেয়াদ শেষে দ্রুত বিচ্যুতি নিরূপণপূর্বক এর কারণ যথার্থভাবে অনুসন্ধানে বা মূল্যায়ন করা প্রয়োজন । একে অন্যের ওপর দোষ চাপিয়ে পরিবেশ বিনষ্ট না করে এবং নিয়ন্ত্রণের নামে বাড়াবাড়ি ও অধস্তনদের ওপর দোষ চাপানোর প্রবণতা পরিহার করে ভবিষ্যতে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা কী হতে পারে তা যথার্থভাবে নির্ণয় করা উচিত । অতঃপর তা সংশোধনের নিমিত্তে প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণ অপরিহার্য ।

১০. যথাযথ পক্ষ কর্তৃক নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার প্রয়োগ (Application of controlling measures by proper authority) :

নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার উন্নয়নের সাথে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার প্রয়োগের বিষয়টি সম্পৃক্ত । কার্যক্ষেত্রে বিচ্যুতি হলে যদি যে কেউ তা নিয়ে চিন্তা-ভাবনা শুরু করে, অপ্রয়োজনীয় প্রেসক্রিপশন দিতে থাকে, তবে তা জটিলতা সৃষ্টি করতে বাধ্য । তাই নিয়ন্ত্রণের বিষয়টি যথাযথ কর্তৃপক্ষ কর্তৃক নির্বাহ করা উচিত । এতে প্রতিষ্ঠানে কোনো ধরনের ভুল বোঝাবুঝির সুযোগ থাকে না ।

উপসংহারে বলা যায়, প্রতিষ্ঠানে কার্যকর নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার উন্নয়নে উপরোক্ত বিষয়গুলোর প্রতি যথার্থ নজর দেয়া উচিত । কোনো প্রতিষ্ঠান যদি এ সকল বিষয়কে যথাযথ মান নির্দিষ্ট ও প্রতিষ্ঠিত করতে সক্ষম হয় তবে প্রতিষ্ঠানের নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার যেমনি উন্নয়ন ঘটে তেমনি তা পরিকল্পনাসহ পরবর্তী ব্যবস্থাপকীয় কর্মে দিক নির্দেশকের ভূমিকা পালন করতে পারে ।