উত্তম ব্যবস্থাপকের গুণাবলি

উত্তম ব্যবস্থাপকের গুণাবলি নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” ব্যবস্থাপনার পরিচিতি” বিষয়ক পাঠের অংশ। বর্তমান বৃহদায়তন কর্মকাণ্ডের জগতে দক্ষ ব্যবস্থাপনার গুরুত্ব সর্ব মহলেই স্বীকৃত। দু’টি একই মানের প্রতিষ্ঠানে ব্যবসায়িক সাফল্যের মূলে ব্যবস্থাপকের গুণ বা দক্ষতাই প্রধান পার্থক্যকারী বিষয় হিসেবে গণ্য হয়। অধ্যাপক নিউম্যান একজন ভালো ব্যবস্থাপক সম্পর্কে বলেছেন,

“Good administrator is one who enables the group to achieve its objective with a minimum expenditure of resources and effort and the least interferences with other worth-while activities. অর্থাৎ ভালো প্রশাসক বা ব্যবস্থাপক বলতে তাকেই বুঝায়, যে কম সম্পদ ও শক্তি ব্যয়ে এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বা মূল্যবান কাজকে কম ব্যাহত করে দলীয় উদ্দেশ্য অর্জন করতে সক্ষম ।

Henri Fayol উত্তম ব্যবস্থাপকের জন্য নিম্নোক্ত ছয়টি গুণের কথা বলেছেন :

উত্তম ব্যবস্থাপকের গুণাবলি

১.”শারীরিক গুণাবলি (Physical qualities); 

২. মানবিক গুণাবলি (Human qualities);

৩. নৈতিক গুণাবলি (Moral qualities); 

৪. শিক্ষাগত যোগ্যতা (Educational qualifications);

৫. কারিগরি জ্ঞান (Technical knowledge) ও

৬. অভিজ্ঞতা (Experience) |

বর্তমানকালে সকল কর্মক্ষেত্রেই জটিলতা বৃদ্ধি পেয়েছে। এজন্য ব্যবস্থাপককে সব সময়ই সতর্কতা ও বুদ্ধিমত্তার সঙ্গে নিজস্ব উদ্দেশ্য অর্জনে সারাক্ষণই তৎপর থাকতে হয় । তাই তার গুণাবলিকে নির্দিষ্ট ছকে গণ্ডিবদ্ধ করা কার্যত অসম্ভব । তথাপিও একজন ভালো ব্যবস্থাপকের মধ্যে সাধারণত যে সকল গুণ থাকা প্রয়োজন তা নিম্নে আলোচনা করা হলো :

১. সাধারণ শিক্ষা ও জ্ঞান (General education and knowledge) :

বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানের একজন ব্যবস্থাপককে দক্ষতার সঙ্গে তার দায়িত্ব পালন করতে হলে তার উচ্চ শিক্ষায় শিক্ষিত হওয়া উচিত। সাধারণ শিক্ষার সঙ্গে সাধারণ জ্ঞান একজন ব্যবস্থাপককে সকল বিষয়ে যথাযথ মূল্যায়ন ও তা কার্যকরী করতে সহায়তা করে । যদিও দেখা যায়, ক্ষেত্রবিশেষে একজন অশিক্ষিত লোকও ভালোভাবে বৃহদায়তন ব্যবসায় পরিচালনা করে কিন্তু সেক্ষেত্রেও তাকে শিক্ষিত সহযোগীর সহায়তা গ্রহণ করতে হয় ।

২. ব্যবস্থাপনা বিষয়ে বিশেষায়িত জ্ঞান (Specialised knowledge of management) :

ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত বিষয়, জ্ঞানের একটি অপরিহার্য শাখা হিসেবে আধুনিককালে বিবেচিত হওয়ায় এ বিষয়ে তত্ত্বগত বিশেষ জ্ঞান থাকাও একজন ব্যবস্থাপকের জন্য অপরিহার্য । কীভাবে পরিকল্পনা নিতে হবে, সংগঠন প্রতিষ্ঠা করতে হবে, কর্মীসংস্থান করতে হবে, নির্দেশনা দিতে হবে, কাজে উৎসাহের সৃষ্টি করতে হবে, নিয়ন্ত্রণ করতে হবে এ সকল বিষয়ের তত্ত্বীয় জ্ঞান একজন ব্যবস্থাপককে বাস্তবে যথেষ্ট সহায়তা করে ।

৩. সাংগঠনিক জ্ঞান (Organizational knowledge) :

একজন ভালো ব্যবস্থাপককে অবশ্যই একজন ভালো সংগঠক হতে হয় । কীভাবে প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন উপায়-উপকরণ সংগ্রহ ও এগুলোকে সঠিকভাবে কাজে লাগানো যাবে সেই সম্পর্কে ব্যবস্থাপকের জ্ঞান থাকা আবশ্যক । সংগঠন কাঠামো নির্ণয়, প্রতিটা ব্যক্তি ও বিভাগের কর্তৃত্ব, ক্ষমতা ও দায়-দায়িত্ব নিরূপণে যথাযথ কর্তৃত্ব শৃঙ্খল (Chain of command) প্রতিষ্ঠা, জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণ, শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠায় কার্যকর পদ্ধতি ও কৌশল উদ্ভাবন এবং তার ব্যবহার ইত্যাদি বিষয়ে ব্যবস্থাপকের পর্যাপ্ত জ্ঞান থাকা উচিত ।

৪. অভিজ্ঞতা (Experience) :

ব্যবস্থাপনা একদিকে কলা ও অন্যদিকে বিজ্ঞান । তাই কলা হিসেবে এর প্রায়োগিক অভিজ্ঞতা থাকাও একজন ব্যবস্থাপকের জন্য অপরিহার্য । কথায় বলে, “Experience makes a man perfect.” অর্থাৎ অভিজ্ঞতা মানুষকে যথার্থ মানবে পরিণত করে । তাই বিভিন্ন সমস্যা মোকাবিলা ও কার্যকলাপের দীর্ঘ অভিজ্ঞতা একজন ব্যবস্থাপককে পূর্ণতা দান করে । শিক্ষিত কম হওয়ার পরও যারা ব্যবসায়ে ভালো করছেন, এটা সম্ভব হয়েছে তাদের দীর্ঘ অভিজ্ঞতার কারণেই ।

৫. শারীরিক ও মানসিক সামর্থ্য (Physical and mental abilities) :

প্রবাদে আছে,’ পরিশ্রম সৌভাগ্যের প্রসূতি’ (Industry is the mother of good luck)। এটি সকলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হলেও একজন ব্যবসায়ী, উদ্যোক্তা বা ব্যবস্থাপকের জন্য তা অধিক গুরুত্বপূর্ণ । তাই একজন ব্যবস্থাপককে কর্তব্য কাজে যথেষ্ট পরিশ্রমী ও কষ্টসহিষ্ণু হতে হয়। সেই সঙ্গে নানা প্রতিকূল অবস্থা ও ঝামেলার মধ্য দিয়ে চলার জন্য যথেষ্ট মানসিক ভারসাম্যপূর্ণও হওয়ার প্রয়োজন পড়ে। অন্যথায় দক্ষতার সঙ্গে ব্যবস্থাপনা কার্য পরিচালনা তার পক্ষে সম্ভব হয় না ।

৬. আন্তরিকতা ও সংকল্পবদ্ধতা (Sincerity and determination) :

একজন ব্যবস্থাপক যদি তার কর্তব্য কাজে আন্তরিক ও এ পেশায় ব্যক্তিক উন্নয়নের ব্যাপারে সংকল্পবদ্ধ না হয় তবে সে ভালো ব্যবস্থাপক হতে পারে না। ব্যবস্থাপককে সব সময়ই মনে রাখতে হয় যে, কাজের প্রতি আন্তরিকতা মানুষকে গৌরবের শীর্ষদেশে পৌঁছায়। (Devotion to work leads man to the pinnacle of glory.)। তাই এটা বুঝে যদি একজন ব্যবস্থাপক কর্তব্য কাজে দৃঢ় সংকল্পবদ্ধ ও আন্তরিক হতে পারে তবেই তার পক্ষে এ কাজে ভালো করা সম্ভব।

৭. যোগাযোগ দক্ষতা (Communicative skill) :

বিভিন্ন পক্ষের সঙ্গে যোগাযোগ রক্ষা করাও আধুনিক ব্যবস্থাপকের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ। যে ব্যবস্থাপক সংশ্লিষ্ট বিভিন্ন পক্ষের সঙ্গে যতো বেশি যোগাযোগ সম্পন্ন গড়ে তুলে তাদের ওপর প্রভাব বিস্তার করতে পারে কার্যক্ষেত্রে তার পক্ষেই ততো বেশি কার্যকর ভূমিকা রাখ সম্ভব হয় । তাই আধুনিক তথ্য প্রযুক্তির যুগে সম্ভাব্য সকল উপায়ে যোগাযোগ রক্ষার মাধ্যমে দ্রুত সঠিক সংবাঃ ও তথ্য জানা ও জানানো, অন্যের মনে আগ্রহ সৃষ্টি এবং সহজে সম্পর্ক প্রতিষ্ঠা ও কাজ আদায়ের মতো গু ব্যবস্থাপকের থাকা উচিত ।

৮. দূরদর্শিতা (Fore-sightedness) :

একজন ব্যবস্থাপককে সব সময়ই পূর্বানুমানের ওপর নির্ভর করে সিদ্ধান্ত নিতে হয় । এরূপ পূর্বানুমানে ভুল হলে ভুল পরিকল্পনা গৃহীত হয় এবং যার ফলশ্রুতিতে প্রতিষ্ঠানরে যথেষ্ট ক্ষতির সম্মুখীন হতে হয় । তাই একজন ব্যবস্থাপককে প্রাপ্ত তথ্য ও সম্ভাবনা অসম্ভাবনার আলোকে ভবিষ্যৎ সম্পর্কে দৃঢ় ধারণা প্রতিষ্ঠা করার প্রয়োজন পড়ে । একজন দূরদর্শী প্রজ্ঞাবান ব্যক্তি সহজেই এরূপ সঠিক ভাবনা দাঁড় করতে পারে । যা যোগ্য ও সফল ব্যবস্থাপক হিসেবে সহজেই প্রতিষ্ঠা লাভে তাকে সাহায্য করে থাকে ।

৯. উদ্ভাবনী শক্তি (Innovative power) :

বর্তমান গতিশীল বিশ্বে দ্রুত পরিবর্তন লক্ষ্য করা যায়। এ পরিবর্তনের ধারার সঙ্গে সঙ্গতি বিধান করতে না পারলে কার্যক্ষেত্রে সফলতা লাভ করা যায় না। তাই প্রতিযোগীরা কী ভাবছে তা মাথায় নিয়ে একজন ব্যবস্থাপককে নব নব চিন্তা ও কার্যধারা অবলম্বনের মধ্য দিয়ে লক্ষ্যপানে এগিয়ে যেতে হয় । তাই ব্যবস্থাপককে যথেষ্ট উদ্ভাবনী শক্তির অধিকারী হওয়া উচিত ।

১০. তীক্ষ্ণ বুদ্ধিমত্তা (Sharp intelligence) :

একজন ব্যবস্থাপককে সকল অবস্থা দ্রুততার সঙ্গে সামলানোর জন্য তীক্ষ্ণ বুদ্ধিমত্তার অধিকারী হওয়া প্রয়োজন । মানুষ পরিচালনা করতে গিয়ে একজন ব্যবস্থাপককে প্রতিনিয়তই নানান সমস্যা মোকাবিলা করতে হয় । প্রতিযোগিতাপূর্ণ পরিবেশে চলতে গিয়েও বিভিন্ন পরিবর্তিত পরিস্থিতি মোকাবিলা করতে হয়। এরূপ পরিস্থিতি মোকাবিলা করে দ্রুত লক্ষ্যে পৌছানোর জন্য প্রয়োজনীয় বুদ্ধিমত্তার অধিকারী হওয়া ব্যবস্থাপকের একটি অন্যতম গুণ । এ কারণেই বর্তমানে পরিস্থিতি কেন্দ্রীক ব্যবস্থাপনা (Situational management)-এর প্রতি গুরুত্বারোপ করা হয় ।

১১. সাহসিকতা (Courage) :

ব্যবসায়ের সঙ্গে ঝুঁকি সব সময়ই জড়িত। ঝুঁকি যতো বেশি হয় সেখানে লাভের সম্ভাবনাও ততো বেশি থাকে । ব্যবসায় বর্তমানকালে দক্ষতার খেলায় পরিণত হওয়ায় যেকোনো সময়ে হেরে যাওয়ার বা ক্ষতিগ্রস্ত হওয়ার সম্ভাবনা থাকে। যেকোনো নতুন উদ্যোগ ও পরিকল্পনা গ্রহণে ঝুঁকি ও অনিশ্চয়তা লক্ষ করা যায়। তারপরও ব্যবসায় পরিচালনায় অভ্যন্তরীণ ও বাহ্যিক নানারূপ বিপত্তির সম্ভাবনা থাকে । তাই সকল অবস্থায় দক্ষতার সঙ্গে ব্যবসায় পরিচালনার জন্য অবশ্যই ব্যবস্থাপককে যথেষ্ট সাহসী হতে হয়।

১২. ন্যায়পরায়ণতা (Equity) :

মানব শক্তি পরিচালনার ক্ষেত্রে একজন ব্যবস্থাপকের মধ্যে ন্যায়পরায়ণতার গুণ থাকা আবশ্যক । এরূপ গুণ বলতে সকলের সাথে ন্যায্য ও সুবিচারমূলক আচরণ এবং সকলের প্রতি আন্তরিক ও সহমর্মীতা পোষণ করাকে বুঝায় । কার্যকর নেতৃত্ব প্রদানের ক্ষেত্রে এরূপ গুণ একজন ব্যবস্থাপককে যথেষ্ট। সহায়তা করে । এ গুণ কর্মীদের মধ্যে তাকে শ্রদ্ধাশীল করে তোলে এবং সকল অবস্থায় অন্যদেরকে তার ওপর নির্ভর করার মতো সাহস সৃষ্টি করে । ফলে যেকোনো সমস্যা সমাধান তার পক্ষে অনেক সহজ হয় ।

১৩. সময়, সচেতনতা (Timeliness) :

একজন ব্যবস্থাপকের জন্য সময় সচেতনতা একটি বড় গুণ। ঊর্ধ্বতন যদি প্রতিষ্ঠানে দেরি করে আসে, সকল কাজে যদি ধীরগতিসম্পন্ন হয় তবে প্রতিষ্ঠানের সকল কাজে স্থবিরতা দেখা দেয়া খুবই স্বাভাবিক। তাই প্রতিষ্ঠানের সকল কাজে প্রাণচাঞ্চল্য ও গতিশীলতা বজায় রাখার স্বার্থে একজন ব্যবস্থাপককে অবশ্যই সময় সম্পর্কে খুবই সচেতন থাকতে হয়। তাকে সব সময়ই মনে রাখতে হয়। “Time is money” অর্থাৎ সময় ও অর্থ সমার্থক । তাই সময়ের অপচয় অর্থের অপচয় ভিন্ন কিছুই নয় ।

১৪. অনুপ্রাণিত করার ক্ষমতা (Power to motivate) :

ব্যবস্থাপনার কাজ হলো অন্যদের দ্বারা প্রয়োজনীয় কাজ সম্পাদন করিয়ে নেয়া । এরূপ কাজ সম্পাদনের নিমিত্তে সংশ্লিষ্টদের অনুপ্রাণিত করা অপরিহার্য। তাই সহজে প্রতিষ্ঠানের ভিতরে ও বাইরে সংশ্লিষ্ট বিভিন্ন পক্ষকে অনুপ্রাণিত ও প্ররোচিত করার ক্ষমতা ব্যবস্থাপকের একটি অন্যতম গুণ হিসেবে বিবেচিত ।

১৫. চমৎকার ব্যক্তিত্ব (Pleasant personality) :

একজন ব্যবস্থাপককে সর্বোপরি ধীর, স্থির ও সংযত ব্যক্তিত্বের অধিকারী হতে হয় । বিচিত্র মনের কর্মী ও বিচিত্র পরিবেশের মধ্যেও সব দিক বজায় রেখে চলতে হলে ব্যবস্থাপককে অবশ্যই ধীরস্থির অথচ দৃঢ়তা ও সাহসিকতার সঙ্গে এগুতে হয় এবং সঙ্গে সঙ্গে নিজেকে অন্যদের কাছে আকর্ষণীয় ব্যক্তিত্বের অধিকারী করে তুলতে হয় ।

উপসংহারে বলা যায়, অন্যকে দিয়ে পরিকল্পিত উপায়ে যথাযথভাবে কাজ করাতে হলে একজন ব্যবস্থাপকের উপরোক্ত গুণাবলি থাকা আবশ্যক । যে ব্যবস্থাপকের মধ্যে উপরোক্ত গুণাবলির সমাহার বেশি ঘটে কার্যক্ষেত্রে তার পক্ষেই ততো বেশি সফলতা অর্জন সম্ভব হয় ।

উত্তম ব্যবস্থাপকের গুণাবলি নিয়ে এই আলোচনার মাধ্যমে স্পষ্টভাবে প্রতীয়মান হয় যে, একজন ব্যবস্থাপক কেবল পদ বা ক্ষমতার অধিকারী ব্যক্তি নন, বরং তিনি একটি প্রতিষ্ঠানের দিকনির্দেশক, প্রেরণাদাতা ও সাফল্যের মূল চালিকাশক্তি। একই পরিবেশ, একই সম্পদ ও একই সুযোগ থাকা সত্ত্বেও দুটি প্রতিষ্ঠানের সাফল্যে যে বিশাল পার্থক্য দেখা যায়, তার প্রধান কারণ হয়ে দাঁড়ায় ব্যবস্থাপকের ব্যক্তিত্ব, দক্ষতা ও গুণাবলি। সঠিক নেতৃত্ব, সুদূরপ্রসারী চিন্তাভাবনা এবং মানবিক আচরণ ছাড়া কোনো প্রতিষ্ঠানই দীর্ঘমেয়াদে টিকে থাকতে পারে না।

এই আলোচনায় উল্লিখিত শিক্ষা, অভিজ্ঞতা, দূরদর্শিতা, উদ্ভাবনী শক্তি, সাহসিকতা, ন্যায়পরায়ণতা ও অনুপ্রেরণার ক্ষমতার মতো গুণগুলো একজন ব্যবস্থাপককে কেবল দক্ষই নয়, বরং গ্রহণযোগ্য ও শ্রদ্ধেয় করে তোলে। একজন উত্তম ব্যবস্থাপক সেই ব্যক্তি, যিনি নিজের সাফল্যের পাশাপাশি তার অধীনস্থ কর্মীদের উন্নয়ন ও প্রতিষ্ঠানের সার্বিক অগ্রগতিকে সমানভাবে গুরুত্ব দেন। তিনি কেবল সমস্যার সমাধানকারী নন, বরং ভবিষ্যতের সম্ভাবনা সৃষ্টিকারী।

অতএব বলা যায়, একটি প্রতিষ্ঠানের সাফল্যের মূলে যন্ত্র, অর্থ বা প্রযুক্তির চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ হলো একজন দক্ষ ও গুণসম্পন্ন ব্যবস্থাপক। কারণ তার দৃষ্টি, সিদ্ধান্ত ও নেতৃত্বই একটি প্রতিষ্ঠানকে এগিয়ে নেয় সাফল্যের শিখরে। তাই একজন ব্যবস্থাপক যত বেশি এই গুণাবলিগুলো নিজের মধ্যে বিকশিত করতে পারবেন, তত বেশি তিনি নিজে, তার প্রতিষ্ঠান এবং সমাজকে এগিয়ে নিতে সক্ষম হবেন।