উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার পদক্ষেপসমূহ

উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার পদক্ষেপসমূহ নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” উদ্দেশ্য” বিষয়ক পাঠের অংশ। ব্যবস্থাপনার সকল পর্যায়ে উদ্দেশ্য নির্দিষ্ট করে তার আলোকে পরিকল্পনা প্রণয়ন ও কর্মকাণ্ড পরিচালনা করার কৌশলকে উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা (MBO) বলে। উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার পদক্ষেপসমূহ সকল প্রতিষ্ঠানে একই ধরনের না হয়ে ক্ষেত্রবিশেষে কিছুটা পার্থক্য হতে পারে। তবে Max D. Richards এরূপ প্রক্রিয়ার নিম্নোক্ত ছয়টি পদক্ষেপের উল্লেখ করেছেন; 38 যা রেখাচিত্রের সাহায্যে তুলে ধরা হলো:-

উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার পদক্ষেপসমূহ

১. প্রাতিষ্ঠানিক সামগ্রিক লক্ষ্য নিরূপণ (Determination of overall organizational goal) :

এরূপ প্রক্রিয়ার প্রথমেই নির্দিষ্ট সময়ের জন্য প্রতিষ্ঠানের সামগ্রিক লক্ষ্য নিরূপণ করতে হয়। এরূপ লক্ষ্য সংক্ষিপ্ত আকারে সংখ্যাত্মকভাবে তুলে ধরা হয় । যেমন-বাজারে বিক্রয়ের নিজস্ব শেয়ার ৩০% এর স্থলে ৪০% হবে বা মুনাফার পরিমাণ পূর্বাপেক্ষা মূলধন অনুপাতে ১০% বৃদ্ধি পাবে। এরূপ লক্ষ্যকে স্বাভাবিকভাবেই স্ট্র্যাটীজিক লক্ষ্য (Strategic goal) হিসেবে গণ্য করা হয়। যা ঊর্ধ্বতন নির্বাহীগণ নির্দিষ্ট করেন ।

২. প্রতিটা ক্ষেত্রের জন্য নির্দিষ্ট লক্ষ্যমাত্রা নিরূপণ (Establishment of specific goals for every section) :

প্রাতিষ্ঠানিক সামগ্রিক লক্ষ্য নির্ধারণের পর উদ্দেশ্যভিত্তিক ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার দ্বিতীয় গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ হলো যতদূর সম্ভব প্রতিষ্ঠানের সকল বিভাগ ও উপবিভাগের জন্য লক্ষ্যমাত্রা নির্দিষ্ট করা । এরূপ লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য অবশ্যই সামগ্রিক লক্ষ্যের আলোকে নিরূপণ করতে হয় । এক্ষেত্রে যথার্থ সমন্বয় না হলে পরে সামগ্রিক উদ্দেশ্য অর্জন অসম্ভব হয়ে পড়ে। বিভাগ বা উপবিভাগের দায়িত্বশীলগণ ঊর্ধ্বতনের পরামর্শক্রমে এরূপ লক্ষ্যমাত্রা নির্দিষ্ট করে ।

৩. কর্ম পরিকল্পনা প্রণয়ন (Formation of action plans) :

বিভাগ বা উপবিভাগ পর্যায়ে লক্ষ্য নির্দিষ্ট হয়ে যাওয়ার পর তা অর্জনের নিমিত্তে কার্যকরী পরিকল্পনা তৈরি করতে হয় । এরূপ পরিকল্পনায় লক্ষ্যে পৌছানোর জন্য যাবতীয় ভবিষ্যৎ কর্মকাণ্ডের বর্ণনা থাকে । Bartol ও Martin বলেছেন, “An action plan is a description of what is to be done, how, when and where and by whom in order to achieve a goal” অর্থাৎ কর্ম পরিকল্পনা হলো লক্ষ্যার্জনের জন্য ভবিষ্যতে কী, কীভাবে, কখন, কোথায়, কার দ্বারা করতে হবে তার বর্ণনা ।

৪. লজিস্টিক সাপোর্ট প্রদান (Providing logistic support) :

প্রতিটা বিভাগ ও উপবিভাগে উদ্দেশ্য ও পরিকল্পনা নির্দিষ্ট হওয়ার পর এ পর্যায়ে ঊর্ধ্বতনদের পক্ষ থেকে প্রতিটা বিভাগের জন্য ব্যক্তিক ও বৈষয়িক কী কী উপকরণ, কখন, কোথায় ও কী পরিমাণে প্রয়োজন হবে তা নিরূপণ করা হয়। এছাড়াও প্রশাসনিক সহযোগিতা কখন, কোথায়, কতটা প্রয়োজন পড়বে তাও নির্দিষ্ট করা হয় । অতঃপর যথাসময়ে তা প্রাপ্তির বিষয়টিও এ পর্যায়ে নিশ্চিত করা হয়ে থাকে ।

৫. পরিকল্পনা বাস্তবায়ন ও আত্মনিয়ন্ত্রণ (Implementation of plans and self control)

পরিকল্পনা ও লজিস্টিক সাপোর্ট নিশ্চিত হয়ে যাওয়ার পর এ পর্যায়ের কাজের দায়িত্ব মূলত স্ববিভাগের বা উপবিভাগের । তারা পরিকল্পনার আওতায় কাজকে বাস্তবায়িত করার চেষ্টা চালায় এবং কার্যক্ষেত্রে কোনো বিচ্যুতি ঘটছে কিনা তা সতর্কতার সঙ্গে পর্যবেক্ষণ করে এ পর্যায়েই প্রয়োজনীয় নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা করে । এজন্য বিভাগকেই সমস্যা শনাক্ত করে মূল্যায়ন করতে বলা হয় । যদি কোনো বড় ধরনের সমস্যা লক্ষ করা যায় তখন ঊর্ধ্বতনকে জানানো হয় ।

৬. কাজের কালান্তিক অগ্রগতি মূল্যায়ন (Evaluation of the progress of periodical works) :

যে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য লক্ষ্য নির্ধারণ করে কর্ম পরিকল্পনা গৃহীত হয়েছে তাকে সুবিধামতো ভাগে ভাগ করে এ সময়ের পরে পরে কাজের অগ্রগতি মূল্যায়ন করা হয়ে থাকে। বার্ষিক পরিকল্পনার ক্ষেত্রে সাধারণত ত্রৈমাসিক ভিত্তিতে এরূপ ফলাফল মূল্যায়ন করা যায়। তবে অবস্থা বিবেচনায় এর চেয়ে কম সময়ের পরে পরেও কাজের অগ্রগতি মূল্যায়ন করা যেতে পারে। এরূপ মূল্যায়ন-সমস্যা শনাক্ত করে সমন্বিত কার্যক্রম পরিচালনায় সহায়তা করে ।

৭. কর্মফল মূল্যায়ন ও নিয়ন্ত্রণ (Appraisal of performance and contol) :

লক্ষ্য অর্জনের জন্য কর্ম পরিকল্পনায় যে সময়কাল নির্দিষ্ট করা হয়েছিল তার শেষে প্রতিটা বিভাগ বা উপবিভাগ তাদের কর্মফল প্রস্তুত করে তা মূল্যায়ন করে । কোনো বিচ্যুতি ঘটলে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হয়। এক্ষেত্রে প্রতিটা বিভাগ বা উপবিভাগের কার্যফল মূল্যায়নে প্রয়োজনীয় অধস্তনদের সঙ্গে রাখা হয় ।

ফলে এরূপ মূল্যায়নকালে প্রত্যেকেই স্ব স্ব অভিমত ব্যক্ত করতে পারে। যার ফলে কোনো বিচ্যুতি ঘটলে তার কারণ অনুসন্ধান সহজ হয় । প্রত্যেকে তাদের ব্যক্তিগত ও সামষ্টিক ত্রুটি সম্পর্কেও জানতে পারে । এতে পরবর্তী সংশোধনিমূলক ব্যবস্থা কী হতে পারে তার প্রতি আলোকপাত সহজ হয় । যা পরবর্তী লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য নির্ধারণে গুরুত্বপূর্ণ সহায়তা করে ।