বিভাগীয়করণের গুরুত্ব বা সুবিধা

বিভাগীয়করণের গুরুত্ব বা সুবিধা এই পাঠটি “ব্যবস্থাপনা নীতিমালা” বিষয়ের ” ব্যবস্থাপনা পরিসর ও বিভাগীয়করণ” বিষয়ক পাঠের অংশ। প্রক্রিয়ার একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ হলো প্রতিষ্ঠানের কার্যাদিকে এর প্রকৃতি অনুযায়ী বিভিন্ন ভাগে ভাগ করা । বর্তমান বৃহদায়তন কর্মকাণ্ডের জগতে প্রাতিষ্ঠানিক সফলতা বিশেষভাবে কার্যকরী বিভাগীয়করণের ওপর নির্ভরশীল । নিম্নে বিভিন্ন দিক থেকে বিভাগীয়করণের গুরুত্ব তুলে ধরা হলো :

বিভাগীয়করণের গুরুত্ব বা সুবিধা

১. দায়িত্বের সুনির্দিষ্টকরণ (Specification of responsibility) :

বিভাগীয়করণের ফলে প্রতিষ্ঠানের’ সকল কাজ এদের প্রকৃতি অনুযায়ী ছোট ছোট ভাগে ভাগ হয়ে যায়। যার ফলশ্রুতিতে প্রত্যেকটি বিভাগের জন্য পৃথকভাবে দায়িত্ব ও কর্তব্য নিরূপণ ও সে অনুযায়ী তা বুঝিয়ে দেওয়া সম্ভব হয়। যা প্রতিষ্ঠানে জবাবদিহিতা নিশ্চিত করে ও সুষ্ঠু কার্য সম্পাদনে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে ।

২. কর্তৃত্বাপণে সহায়তা দান (Aid to delegation of authority) :

বিভাগীয়করণ শুধুমাত্র দায়িত্বের সুনির্দিষ্টকরণেই সহায়তা করে না; কর্তৃত্বাপণেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে । ঊর্ধ্বতন বিভিন্ন বিভাগের দায়িত্ব ও কর্তব্য বুঝে সে অনুযায়ী প্রয়োজনীয় কর্তৃত্ব অর্পণ করে । এতে সকল বিভাগ ও উপবিভাগ তাদের কর্তৃত্ব সীমার মধ্যে থেকে যথাযথভাবে দায়িত্ব পালন করতে পারে ।

৩. শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠা (Establishing discipline) :

প্রতিষ্ঠানের কাজে শৃঙ্খলা প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রেও বিভাগীয়করণ গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে । প্রতিষ্ঠানের ওপর থেকে নিচ পর্যন্ত কার্যকর মানে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগ খোলার ফলে সমন্বিত ভারসাম্যপূর্ণ কার্যব্যবস্থা প্রতিষ্ঠা ও পরিচালনা সম্ভব হয়। এ ছাড়া কর্তৃত্ব ও দায়িত্ব সুসংজ্ঞায়িত হওয়ার কারণে প্রত্যেকেই নিজস্ব পরিসরে কাজ করে। ফলে বিশৃঙ্খলার সুযোগ থাকে না।

৪. দক্ষতা বৃদ্ধি (Increasing efficiency) :

কার্যকর বিভাগীয়করণের ফলে বিশেষায়ণের সুযোগ সৃষ্টি হয় । এর ফলে একটি বিভাগ মূলত একই ধরনের কাজ সম্পাদন করে । ফলে বিভাগ সংশ্লিষ্ট জনশক্তি একই ধরনের কাজ পুনঃ পুনঃ সম্পাদনের কারণে কার্যক্ষেত্রে দক্ষতা অর্জনে সক্ষম হয়। এ ছাড়া বিভাগীয়করণের ফলে বিভিন্ন বিভাগ ও উপবিভাগের মধ্যে প্রতিযোগিতার পরিবেশ সৃষ্টি হয় যা প্রাতিষ্ঠানিক দক্ষতা বৃদ্ধিতে সাহায্য করে ।

৫. কার্যকর নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠা (Establishing effective control) :

বিভাগীয়করণ প্রতিষ্ঠান কার্যকর নিয়ন্ত্রণ প্রতিষ্ঠার ক্ষেত্রেও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে । মূল লক্ষ্যকে সামনে রেখে প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকটি বিভাগ ও উপবিভাগ সমন্বিত কার্যপরিকল্পনা গ্রহণ করে। যার ফলশ্রুতিতে প্রত্যেকের কার্যাদি মূল্যায়ন ও দ্রুত সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা সম্ভব হয় ।

৬. উপকরণাদির কার্যকর ব্যবহার (Proper use of production factors :

প্রতিষ্ঠানের সফলতা এতে নিয়োজিত সকল উপায়-উপকরণের কার্যকর ব্যবহারের ওপর বিশেষভাবে নির্ভরশীল । বিভাগীয়করণের ফলে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত সকল উপকরণ ছোট ছোট ভাগে ভাগ ও প্রত্যেকের পৃথক দায়-দায়িত্ব নিরূপিত হয়ে যায় । প্রত্যেক বিভাগ নিজ নিজ দায়িত্ব পালন করায় প্রাতিষ্ঠানিক দক্ষতা বৃদ্ধির পাশাপাশি উপকরণের কার্যকর ব্যবহারও নিশ্চিত হয়।

৭. কার্য সম্প্রসারণের সুযোগ সৃষ্টি (Creating facilities of work expansion) :

বিভাগীয়করণ প্রতিষ্ঠানে কার্য সম্প্রসারণেরও সুযোগ সৃষ্টি করে । একক ব্যক্তি বা ব্যবস্থাপকের পক্ষে যখন সাধ্যের বাইরে কার্য পরিচালনা সম্ভব হয় না তখন বিভাগীয়করণের ফলশ্রুতিতেই নতুন বিভাগ-উপবিভাগ প্রতিষ্ঠা ও পরিচালনা করা ঊর্ধ্বতনের পক্ষে সহজ হয়। তাই Weinrich ও Koontz বলেন, The limitation on the number of subordinates that can be directly managed would restrict the size of enterprises if it were not for the device of departmentation. “

উপসংহারে বলা যায়, কার্যকর বিভাগীয়করণের ফলে প্রতিষ্ঠানে নিয়োজিত সকল ব্যক্তি ও উপকরণাদিকে সংগঠিত, সুসংহত ও কার্যকরভাবে পরিচালনা ও ব্যবহার করা সম্ভব হয়। এক্ষেত্রে ভুল করা হলে প্রতিষ্ঠান তার সুদূরপ্রসারী কুফল ভোগ করে । যে কারণে বিভাগীয়করণের বিষয়টি ব্যবসায়ের উদ্যোক্তা বা ঊর্ধ্বতনদেরকে অত্যন্ত গুরুত্বের সঙ্গে বিবেচনা করা উচিত|