নিয়ন্ত্রণের কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ

আজকের আলোচনার বিযয় নিয়ন্ত্রণের কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ – যা নিয়ন্ত্রণ এর অর্ন্তভুক্ত, কোনো প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্যার্জনের জন্য বিভিন্ন বিভাগে ও স্তরে বিভিন্ন ধরনের কার্য সম্পাদনের প্রয়োজন পড়ে । | বিভিন্ন প্রকৃতির এ সকল কাজ যথাযথভাবে নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে বিভিন্ন ধরনের নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের প্রয়োজন হয় । আধুনিককালে এরূপ নিয়ন্ত্রণের জন্য যে সকল পদ্ধতি বা কৌশল ব্যবহৃত হতে দেখা যায়, তা নিম্নরূপ:

নিয়ন্ত্রণের কৌশল বা পদ্ধতিসমূহ

ক) বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ কৌশল ( Budgetary control techniques) : 

১. বাজেট (Budget) :

বাজেট বর্তমানকালে নিয়ন্ত্রণের অন্যতম কৌশল হিসেবে গণ্য। পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশকে বাজেট বলে। নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে বাজেট তৈরি এবং কার্যফল বাজেটের সাথে মিলিয়ে বিচ্যুতি নির্ধারণপূর্বক সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণের কৌশলই বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ কৌশল হিসেবে গণ্য । আর্থিক আয়-ব্যয় পরিকল্পনাকে সাধারণত বাজেট মনে করা হয় ।

সরকারি বিভিন্ন মন্ত্রণালয় আর্থিক বছরের বাজেট প্রস্তুত, করে এবং তার আলোকে কার্য পরিচালনা ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপে সচেষ্ট থাকে । ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানসমূহ আয়- ব্যয় বাজেট ছাড়াও প্রাপ্তি ও প্রদান, নগদ প্রবাহ ইত্যাদি বিষয়ে আর্থিক বাজেট তৈরি করতে পারে ।

বিভাগীয় উৎপাদন পরিকল্পনা, মজুদ পণ্য পরিকল্পনা, বিক্রয় ইত্যাদি পরিমাণ সংশ্লিষ্ট হলেও এক্ষেত্রে পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশ ঘটায় তাকেও বাজেট বলা যায় । যা নিয়ন্ত্রণ কৌশল হিসেবে গণ্য হয়ে থাকে । একটা প্রতিষ্ঠান তার বিক্রয় বৃদ্ধির পরিকল্পনা বিগত বছরের শেষ কোয়ার্টার অপেক্ষা প্রতি কোয়ার্টারে যথাক্রমে ১০%, ১৫%, ২০% ও ২৫% বৃদ্ধির পরিকল্পনা নিয়েছে। পরিকল্পনার সংখ্যাত্মক প্রকাশ ঘটায় এটাও বাজেট । এখন প্রথম কোয়ার্টারে দেখা গেল বিক্রয় ৫% বেড়েছে ।

বিচ্যুতির কারণ নির্ণয় করে তা সংশোধনের ব্যবস্থা নিয়ে পরবর্তী কোয়ার্টারে দেখা গেল ১২% বেড়েছে। একইভাবে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করায় শেষ কোয়ার্টারে ২০% বৃদ্ধি পেয়েছে । এক্ষেত্রে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় বাজেট একটা কৌশল হিসেবে ব্যবহৃত হয়েছে ধরা হবে ।

খ) অবাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ কৌশল (Non- budgetary control techniques) 

১. সংখ্যাত্মক উপাত্ত বিশ্লেষণ (Quantitative data analysis) :

যে পদ্ধতি অনুযায়ী কার্য ফলাফলের সংখ্যাত্মক উপাত্ত সংগ্রহ ও বিশ্লেষণের মাধ্যমে বিচ্যুতি নির্ধারণ ও সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করা হয় তাকে সংখ্যাত্মক উপাত্ত বিশ্লেষণ বলে। সাপ্তাহিক উৎপাদনের পরিমাণ বিশ্লেষণ এ ধরনের নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতির আওতাধীন ।

ধরা যাক, একটা উৎপাদন ইউনিটে সপ্তাহে ১০০ একক পণ্য উৎপাদিত হয় । নির্দিষ্ট সপ্তাহ শেষে একজন তত্ত্বাবধায়ক বা ঊর্ধ্বতন দেখলেন উৎপাদন ইউনিটে ৮০ একক পণ্য উৎপাদিত হয়েছে। কম হওয়ার কারণ বের করে পরবর্তী সপ্তাহে সেই কারণ দূর করার ব্যবস্থা নেয়া হয়। যদি একটা বাজেট বা সংখ্যাত্মক পরিকল্পনা নিয়ে তার আলোকে উপাত্ত বিশ্লেষণ করা হয় তবে তা বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণ হিসেবে গণ্য হতে পারে ।

২. বিশেষ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ (Special report analysis) :

ভিতরের বা বাইরের কোনো ব্যক্তি বা ব্যক্তিবর্গের দ্বারা প্রতিষ্ঠানের কোনো বিষয়ে প্রস্তুতকৃত প্রতিবেদনের আলোকে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হলে তাকে বিশেষ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ বলে । নিয়মিত তথ্য-উপাত্ত সকল ক্ষেত্রে বিশ্লেষণ করা সম্ভব হয় না । এ ছাড়াও বিশেষ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের জন্য অনেক সময় জরুরি ব্যবস্থা হিসেবে বিশেষ প্রতিবেদন বিশ্লেষণের প্রয়োজন পড়ে । যেমন- কর্মীদের কর্মস্থল পরিত্যাগের হার ও এর কারণ নির্ধারণ এবং ব্যবস্থা গ্রহণের জন্য এরূপ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ করা যেতে পারে।

‘কর্মীদের কার্যদক্ষতা আশানুরূপ বৃদ্ধি না পাওয়ার কারণ ও করণীয়’- এ বিষয়ে একটা পরামর্শক প্রতিষ্ঠানকে কোম্পানির পরিচালনা পর্ষদ প্রতিবেদন তৈরির দায়িত্ব দিতে পারে। এরূপ প্রতিবেদন বিশ্লেষণ করে সমস্যা চিহ্নিতকরণ ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা যায় ।

৩. ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ (Personal observation) :

নিয়ন্ত্রণের উদ্দেশ্যে উর্ধ্বতন কর্তৃক অধস্তনদের কাজ, কাজের প্রতিবেদন বা হিসাবপত্রাদি দেখাকে ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ বলে । প্রতিষ্ঠানের এম.ডি কারখানা পরিদর্শনে গেলেন । উৎপাদন কার্য ঘুরে দেখলেন । কারখানার কর্মপরিবেশ সম্বন্ধে ধারণা নিলেন। কিছু রেজিস্টার খুলে দেখলেন। দু-চারজন কর্মরত শ্রমিক ও সুপারভাইজারদের সাথেও কথা বললেন। এরপর কারখানার বিভিন্ন কর্মকর্তাদের নিয়ে সভা করে কাজের খোঁজ-খবর নিলেন।

প্রয়োজনীয় নির্দেশনা দিলেন। এক্ষেত্রে এম.ডি. সাহেবের কাজ ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণ বা পরিদর্শন হিসেবে গণ্য। নিয়ন্ত্রণের ক্ষেত্রে এরূপ পর্যবেক্ষণ প্রাচীনকাল হতে বর্তমানকাল অবধি নিয়ন্ত্রণের অন্যতম কৌশল। প্রতিষ্ঠানের নিচের স্তরে নিয়োজিত নির্বাহীরা ব্যক্তিগত পর্যবেক্ষণের দ্বারা অধস্তনদের কাজের ত্রুটি নির্ধারণ, পরামর্শ ও নির্দেশনা প্রদানের মাধ্যমে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করেন ।

৪. অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা (Internal audit) :

প্রতিষ্ঠানের হিসাব-পত্রাদি নিরীক্ষা, ত্রুটি নির্ধারণ ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপের জন্য প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব উদ্যোগে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হলে তাকে অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা বলে । বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানে আর্থিক অনিয়ম দূরীকরণে এরূপ নিয়ন্ত্রণ কৌশল ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয়। বাংলাদেশের ব্যাংক ও আর্থিক প্রতিষ্ঠানসমূহের শাখা দেশের বিভিন্ন স্থানে কর্মরত থাকায় সঠিকভাবে হিসাব-পত্র, রেজিস্টার ইত্যাদি সংরক্ষণ করা হচ্ছে কিনা, কোনো অনিয়ম ঘটছে কিনা এগুলো দেখার জন্য কেন্দ্রীয় নিরীক্ষা বিভাগ কাজ করে ।

যেখানের কর্মীরা সারা বছর ঘুরে ঘুরে প্রতিটা শাখার কার্যক্রম নিরীক্ষা করে। বৃহদায়তন ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানসমূহের কার্যক্রমও দেশে-বিদেশে বিস্তৃত থাকে। সেজন্য সেখানেও অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা পদ্ধতি ভালো ফল দেয় । প্রয়োজনে অডিট ফার্ম নিয়োগ করেও এ ধরনের নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা যায় ।

৫. ব্রেক-ইভেন বিন্দু বা সমচ্ছেদ বিন্দু বিশ্লেষণ (Break-even point analysis) :

যে বিন্দুতে প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় আয় ও মোট ব্যয় সমান হয় তাকে ব্রেক-ইভেন বিন্দু বা সমচ্ছেদ বিন্দু বলে । একে ‘No profit no loss’ বিন্দুও বলা হয়ে থাকে । বিক্রয় পরিমাণ যদি এই বিন্দুর নিচে যায় তবে ক্ষতি হয় এবং বিন্দুর ওপরে গেলে মুনাফা অর্জিত হয় । তাই এই বিন্দুর ওপরে বিক্রয়ের পরিমাণ যত বাড়ে প্রতিষ্ঠানের মুনাফার পরিমাণও ততই বৃদ্ধি পায় । এরূপ বিন্দু বের করতে প্রতিষ্ঠানের ব্যয়কে দু’ভাগে ভাগ করা হয় । একটা স্থায়ী ব্যয় (Fixed cost ) যা উৎপাদন বাড়ুক বা না বাড়ুক সর্বদাই স্থায়ী থাকে; যেমন- কারখানা বিল্ডিং ভাড়া, কর্মকর্তাদের বেতন ইত্যাদি ।

আরেকটা পরিবর্তনশীল ব্যয় (Variable cost)-যা উৎপাদন না হলে শূন্য (০) থাকে । উৎপাদন যত হয় ততই প্রতি এককে সমান হারে তা বাড়তে থাকে; যেমন-কাঁচামাল, মজুরি, ইত্যাদি । প্রতি একক বিক্রয় মূল্য থেকে পরিবর্তনশীল ব্যয় বাদ দিলে প্রতি এককে Contribution margin পাওয়া যায় । এখন স্থায়ী মোট ব্যয়কে একক প্রতি Contribution margin দিয়ে ভাগ দিলে যত একক পাওয়া যায় সেখানেই সমচ্ছেদ বিন্দু নির্দেশ করে। 

যখন, BEP = ব্রেক-ইভেন বিন্দু, FC= স্থায়ী খরচ, SV = বিক্রয় মূল্য, VC = পরিবর্তনশীল ব্যয় নতুন প্রতিষ্ঠান গঠনে বিনিয়োগকারীরা স্বভাবতই জানতে চায় কোন বিক্রয় পরিমাণে পৌঁছালে ক্ষতি এড়ানো যাবে এবং কত দ্রুত সেই পর্যায়ে পৌঁছানো সম্ভব হবে। ব্যাংক বা আর্থিক প্রতিষ্ঠানও নতুন শিল্প বা বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানে ঋণ দিতে এটা গুরুত্বের সাথে বিবেচনা করে। প্রতিষ্ঠানে বিশেষত নতুন উৎপাদনধর্মী প্রতিষ্ঠানে বিক্রয় ও মুনাফার সম্পর্ক নির্দেশ এবং এর মাধ্যমে করণীয় নির্ধারণে এটি একটি অন্যতম নিয়ন্ত্রণ কৌশল বা পদ্ধতি ।

৬. আর্থিক হিসাব বিবরণী বিশ্লেষণ (Ananlysis of financial statement):

নির্দিষ্ট মেয়াদ শেষে প্রতিষ্ঠানের আয় বিবরণী, নগদ প্রবাহ বিবরণী, উদ্বৃত্তপত্র ইত্যাদি প্রস্তুত করা হয়। এরূপ বিবরণীসমূহকেই আর্থিক হিসাব বিবরণী বলে। নিয়ন্ত্রণ কৌশল হিসেবে এ সকল হিসাব বিবরণীর বিশ্লেষণকে আর্থিক হিসাব বিবরণী বিশ্লেষণ বলে । এরূপ বিশ্লেষণ প্রতিষ্ঠানের কাজ নিয়ন্ত্রণে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হয় । প্রতিষ্ঠান শুরুতেই সংশ্লিষ্ট বিবরণী বিষয়ে আগাম বাজেট বিবরণী প্রস্তুত করতে পারে । সেক্ষেত্রে বাজেট বিবরণী বাজেটীয় নিয়ন্ত্রণে গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হয় ।

বাজেট না থাকলে পূর্ববর্তী এক বা একাধিক বছরের বিবরণী নির্দিষ্ট বছরের সাথে প্রদত্ত হলে প্রতিটা আইটেমে হ্রাস-বৃদ্ধি কি ঘটেছে সে বিষয়ে ধারণা পাওয়া যায় । সেক্ষেত্রে বিক্রয়, ক্রয়, খরচ-ক্ষতি, মুনাফা, সম্পদ ও দায় ইত্যাদির প্রবৃদ্ধি সম্পর্কে ধারণা লাভ ঘটে। ঊর্ধ্বতনগণ এথেকে দূর্বল দিকগুলো চিহ্নিত করে প্রয়োজনীয় সংশোধনমূলক ব্যবস্থা গ্রহণ করতে পারে।

এরূপ আর্থিক বিবরণীর ওপর নির্ভর করে প্রতিষ্ঠান সংশ্লিষ্ট ও বাইরের বিভিন্ন পক্ষ বিভিন্ন বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে থাকে। এর মধ্যে নগদ- বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণ ইত্যাদি গুরুত্বপূর্ণ । এরূপ বিবরণীর যথার্থতা নিশ্চিত করার জন্য সারা বিশ্বেই ধৰাহ ও বিক্রয়লব্ধ আয় অনুপাত, সম্পত্তির ওপর লব্ধ আয়ের হার, ইক্যুইটির ওপর নগদ আয়ের হার, সিএ ফার্ম দ্বারা তা নিরীক্ষা করানোর ব্যবস্থা চালু রয়েছে ।

৭. বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণ (Return on investment analysis) :

প্রতিষ্ঠানের আয় বিবরণী থেকে প্রপ্ত মুনাফা কতটা যৌক্তিক বা প্রত্যাশিত হয়েছে বিনিয়োগের আলোকে তার বিশ্লেষণকেই বিনিয়োগের ওপর প্রাপ্তি বিশ্লেষণ বলে । মুনাফার পরিমাণ ও ফলপ্রদতা বিশ্লেষণের এটিও একটি কার্যকর পদ্ধতি। বিনিয়োগকারী বা শেয়ারহোল্ডারগণ সব সময়ই বিনিয়োগের আলোকে কাঙ্ক্ষিত মুনাফার আশা করেন। মুনাফা বেশি হলে তা যেমনি তাদের লভ্যাংশ প্রাপ্তি নিশ্চিত করে তেমনি প্রতিষ্ঠানটিও দক্ষতার সাথে পরিচালিত হচ্ছে তার প্রমাণ মেলে । এতে বাজারে কোম্পানির শেয়ার মূল্যও বৃদ্ধি পায় । এরূপ বিশ্লেষণের মধ্যে পড়ে-

ক) মুনাফা বিনিয়োগ অনুপাত;

খ) শেয়ার প্রতি মুনাফা প্রাপ্তি ইত্যাদি

গ) পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ কৌশল (Planning and controlling techniques):

একই সাথে পরিকল্পনা গ্রহণ এবং পরিকল্পনার বাস্তবায়ন প্রক্রিয়ায় আপনা-আপনি নিয়ন্ত্রণ কৌশল প্রয়োগযোগ্য হলে তাকে নিয়ন্ত্রণের পরিকল্পনা ও নিয়ন্ত্রণ কৌশল বলে । এরূপ নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতিকে সময়-ঘটনা নেটওয়ার্ক বিশ্লেষণ (Time-event network analysis)ও বলা হয়ে থাকে । ধরা যাক, একটা কাজ পাঁচটা পর্যায়ে বিভক্ত । প্রতিটা পর্যায়ে কাজ শুরু হলে সাত কর্মদিবস লাগে । কাজ শুরু হওয়ার পর প্রথম পর্যায়ে আট কর্মদিবস লাগলে পরবর্তী প্রক্রিয়ার কাজ শুরু হতে একদিন বিলম্ব হবে। অর্থাৎ পরিকল্পনা আপনা-আপনি নিয়ন্ত্রণের আবশ্যকতা নির্দেশ করবে । এরূপ কৌশলের অন্তর্ভুক্ত উপায়সমূহ নিম্নরূপ :

১. গ্যান্ট চার্ট (Gantt chart) :

এফ.ডব্লিউ. টেইলর-এর সহকর্মী ও অনুসারী এইচ.এল.গ্যান্ট এরূপ চার্ট বা নকশার উদ্ভাবক । তিনি সময় নিরীক্ষার আওতায় প্রতিটা কাজের জন্য কতটা সময়ের প্রয়োজন এবং তা কখন শুরু হয়ে কখন শেষ হবে তা রেখাচিত্রে উপস্থাপন করেন । এতে কোন কাজগুলো চলছে কোন কোন কাজ কখন শুরু হয়েছে ও কখন কোন কাজ শেষ হবে তা বোঝা যায় । এখন বাস্তবায়ন কার্যের শুরু ও শেষ সময় রেখাচিত্রে ভিন্ন ভিন্ন রংয়ের কালিতে উপস্থাপন করলে সহজেই উর্ধ্বতন প্রতিটা কাজ বাস্তবায়নের অবস্থা বুঝতে পারেন । এতে কোন কাজ ঠিক সময়ে হয়নি তাও সহজে বোঝা যায় এবং সেক্ষেত্রে নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা সম্ভব হয়।

২. পার্ট (Performance Evaluation & Review Technique / PERT) :

যে পদ্ধতিতে প্রতিষ্ঠানের কোন কাজ কখন শুরু হবে এবং কখন শেষ হবে তা নির্দিষ্টপূর্বক গুরুত্বপূর্ণ যে কাজগুলো বিরামহীনভাবে সম্পাদিত হবে তা মোটা রেখার দ্বারা সংযুক্ত করে ‘সংকটময় পথ’ নিৰ্দেশপূর্বক ঐ কার্য সম্পাদনে অধিক সতর্কতা অবলম্বন ও নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা হয় তাকে পার্ট বলে। ‘সংকট পথ’ (Critical path) হলো মোটা দাগের আওতায় প্রদর্শিত কার্যসমূহ যেখানে ভুল হলে বা বিচ্যুতি ঘটলে সামগ্রিক কাজের ওপর তার অধিক নেতিবাচক প্রভাব পড়ে । যে কারণে ঊর্ধ্বতন কার্য চলাকালে এ বিষয়গুলোতে অধিক দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখেন এবং বিচ্যুতি ঘটলে তা দ্রুত দূরীকরণে সচেষ্ট হন ।

উপরোক্ত বিভিন্ন পদ্ধতি সুবিধামতো প্রয়োগ করে কার্যক্ষেত্রে যথাযথ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা আরোপ করা সম্ভব। এক্ষেত্রে আধুনিক যে সকল নিয়ন্ত্রণ পদ্ধতি রয়েছে সেগুলো সঠিকভাবে প্রয়োগ করে আধুনিক ও বৃহদায়তন প্রতিষ্ঠানগুলো উপকৃত হতে পারে ।